Shopify, Billbee und DATEV - wie geht das zusammen?

Zusammen mit Valentin, Steuerfachangestellter bei der BTB Steuerberatung hat Marco, über das Zusammenspiel von Billbee, Shopify und DATEV gesprochen.

Valentin, welche Herausforderungen ergeben sich in der Buchhaltung mit Billbee und Shopify Umsätzen?

Shopify ist für die meisten Händler das Shopsystem, dazu kommt ab einer gewissen Größe noch ein Warenwirtschaftssystem um andere Kanäle anzuschließen. Die Shopify Bestellnummer Beispielsweise #1231251 ist einzigartig und wird nicht ins Warenwirtschaftssystem übernommen. Bei einer Bestellung von Shopify wird in Billbee eine neue Bestellnummer ausgelöst. Viele unserer Mandant*innen nutzen in Verbindung mit Shopify den Partner Billbee um noch weitere Onlineverkaufskanäle an zubinden oder mehrere Shops anzubinden.

Zusätzlich zu den jeweiligen Shopify Bestellnummern werden von anderen Kanälen Bestellungen importiert, das Warenwirtschaftssystem erzeugt pro Bestellnummer eine neue fortlaufende Rechnungsnummer. Bei Mandant*innen, die die Rechnungsstellung über Billbee machen ergibt sich nun folgendes Problem: das Matching / der Abgleich zwischen Zahlung (vom Zahlungsanbieter bsp. Stripe) und der Rechnungsnummer ist über die Order Nummer nicht möglich.

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Warum ist die Zuordnung der Bestellnummer von Billbee und Shopify ein Problem?

Für eine ordnungsgemäße Buchführung ist es zwingend erforderlich, dass es zu jeder Rechnung und der damit verbundenen Rechnungsnummer, auch die entsprechende Zahlung ersichtlich ist.

Das ist oft ein Problem, weil man auf der einen Seite das Shopsystem (Shopify) mit der Bestellnummer hat und auf der andere Seite das Warenwirtschaftssystem, wo die Bestellnummer eine andere zur Rechnung ist. Die Auszahlung auf das Bankkonto erfolgt dann über das Shopsystem und die Rechungserstellung über das Warenwirtschaftsystem. Hier kann dann meistens die eine Kundenzahlung nicht der richtigen Kundenrechnung zugeordnet werden.

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Warum ist Das ein Problem für euch als Steuerkanzlei? 

Bei uns spielen ja rechtliche Sachen eine ganz große Bedeutung, die Grundsätze von ordnungsgemäßer Buchführung sind von großem Wert. Daraus ergibt sich bei uns als Steuerkanzlei die sog. Einzelbuchungspflicht. Wir müssen also jede einzelnde Zahlungsbewegung auf dem Bankkonto einer Rechnung zuordnen.

Die meisten Zahlungsanbieter wie z.B. Paypal oder Stripe sammeln für 3 -5 Tage alle Transaktionen und zahlen die dann mit einer Gesamtsumme aus.Jeder Auszahlung wird vom Zahlungsanbieter eine eigene Referenz hinzugefügt. Meistens steckt hinter einer Auszahlung bei kleinen Onlineshops bis zu 50 Rechnungen, die man dann manuell zuordnen müsste.

Der Zeitaufwand für uns als Steuerkanzlei wäre bei einer manuellen Zuordnung enorm, meistens ergibt sich auch aus dem Zeitaufwand Mehrkosten für die Mandanten. Die meisten Shophändler sollten lieber an Buchhaltung oder Steuerthemen sparen um mehr für die langfristige Markenbildung zu investieren. Daher ist das richtige Setup-up der Systeme das A und O.

Was ist Dein Tipp für Billbee/Shopify Neulinge unter den Buchhalter*innen? Wo fängt man an?

Am besten ist erst einmal die saubere Integration / Schnittstelle zwischen Billbee und DATEV einzurichten. Wir empfehlen hierfür die BTB Performance als Dienstleister. Anschließend sollte man den Abgleich zwischen Shopify und Billbee über eine API durchführen bzw den Billbee zu DATEV Export. Hier für nutzen wir die Software von pathway solutions.   

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Worauf muss man besonders achten bei der Buchhaltung mit Billbee? 

Das die Schnittstelle zwischen Billbee und Shopify sauber eingerichtet ist. Hierzu müssen die Rechnungserstellung (bei Bestellung) richtig eingerichtet sein, sowie die Gutschriften und Stornorechnungen automatisiert sein. Sonst hat man im schlimmsten Fall Zahlungen, wo der Händler keine Rechnung erzeugt hat. So entsteht schlimmstenfalls unwissentlich Steuerhinterziehung.

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Wie hilft pathway solutions Dir bei Deinem Job?

Über pathway können wir automatisiert die gesamten Zahlungen die über Shopify Payments, Stripe, Amazon Pay, Klarna und Mollie abdecken und sie automatisiert in DATEV verbuchen.  

Für Mandanten denen die Billbee Einrichtung zu komplex ist, bilden wir die Rechnungserstellung direkt über die neue pathway Rechnung'sApp ab.

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Was sind Deine Top 3 pathway solutions Funktionen?

1. Automatisierte reibungsloser API Abruf. Ich muss endlich keine Exporte der Zahlungsdienstleiter mehr in dubiose Konverter hochladen hoffen, dass alles vollständig ist und ich keine Flüchtigkeitsfehler gemacht habe.

2. Der freundliche Support. Ich habe innerhalb der nächsten 48Stunden Hilfe erhalten und seitdem wir im VIP Support sind, sogar einen direkten Ansprechpartner mit Telefonnummer und Rückantwort innerhalb von einem Tag.

3. Die benutzerfreundliche Oberfläche: Hierbei ist vor allem auf Shophändler ein Auge geworfen worden. Man kann sich leicht und einfach zurecht finden.  

Wir danken für das freundliche Gespräch, Valentin.

Über BtB Steuerberatung

Steuerkanzlei mit spezialisierten E-Commerce-Berater-Team. Kompetenter Ansprechpartner zu allen steuerrechtlichen, aber auch betriebswirtschaftlichen Fragen. Expertise in: Shopify, Amazon FBA, Amazon Pan EU, Plentymarkets und Billbee

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