NeoTaste, die Plattform, die Restaurants und Konsumenten verbindet, hat mit pathway seine Buchhaltungsprozesse automatisiert und optimiert. Sönke Hanneken, Head of Operations bei NeoTaste, erklärt im Interview, wie das Unternehmen von der Lösung profitierte und welche Vorteile sich durch die Automatisierung der Abo-Buchung ergaben.
pathway: Sönke, stell doch bitte NeoTaste kurz einmal vor - Was macht eure Plattform und wie unterscheidet sie sich von anderen Wettbewerbern?
Sönke: NeoTaste ist eine digitale Plattform, die Restaurants und Konsumenten miteinander verbindet. Unsere Nutzer:innen können über die App neue Restaurants entdecken und von exklusiven Angeboten profitieren. Auf der anderen Seite bieten wir den Restaurants eine moderne Möglichkeit, neue Gäste zu gewinnen und ihre Auslastung zu optimieren. Im Gegensatz zu vielen anderen Plattformen setzen wir stark auf die Personalisierung von Empfehlungen und maßgeschneiderte Angebote, die den spezifischen Bedürfnissen der Gastronomiebetriebe gerecht werden.
Herausforderungen in der Buchhaltung: Manuelle Prozesse und Komplexität
pathway: Mit dem Wachstum von NeoTaste kam sicherlich auch eine zunehmende Komplexität bei der Buchhaltung. Was waren die größten Herausforderungen, die ihr mit der bisherigen Buchhaltungsstruktur hattet?
Sönke: Die größte Herausforderung war definitiv die korrekte und zeitnahe Verbuchung unserer Abos und Einmalzahlungen. Mit dem Wachstum unserer Plattform wurden diese Prozesse immer komplexer. Die manuelle Bearbeitung der Buchungen war fehleranfällig und sehr zeitaufwändig. Zudem hatten wir große Probleme, die Übersichtlichkeit zu bewahren, was uns in unserer Planung sehr eingeschränkt hat.
pathway: Warum war eine präzise und tagesgenaue Verbuchung der Abos für NeoTaste so wichtig?
Sönke: Unsere Einnahmen bestehen zu einem großen Teil aus wiederkehrenden Abos, sowohl monatlich als auch jährlich. Eine fehlerfreie und tagesgenaue Abbildung dieser Einnahmen ist für unser Reporting und unsere Planbarkeit entscheidend. Schon kleine Verzögerungen oder Ungenauigkeiten können große Auswirkungen auf unsere finanzielle Übersicht haben, vor allem bei der Abgrenzung der jährlichen Abos.
Die Lösung: Automatisierte Buchhaltung mit Pathway
pathway: Wie hat pathway geholfen, Jahres- und Monatsabos sowie One-Time-Charges effizient zu verbuchen?
Sönke: Ein großes Thema für uns war die Abgrenzung der Jahresabos. Nach deutschem Steuerrecht dürfen Einnahmen aus Jahresabos nicht sofort komplett gebucht werden, sondern müssen über die Laufzeit verteilt werden. Früher war das ein enormer manueller Aufwand, der zu Fehlern führen konnte. Mit pathway läuft diese Abgrenzung nun automatisch und fehlerfrei. Monatsabos und One-Time-Charges werden ebenfalls korrekt verbucht und landen direkt in den richtigen Konten.
pathway: Welche Rolle spielte pathway bei der Automatisierung der Buchhaltung?
Sönke: pathway hat nicht nur die eigentliche Buchung automatisiert, sondern auch die Verbindung von Rechnungen und Zahlungen. Früher mussten wir das Matching von Invoices und Transaktionen manuell durchführen, was fehleranfällig war. Jetzt funktioniert das im Hintergrund, was uns eine enorme Zeitersparnis und mehr Sicherheit gibt, da Zahlungen nicht mehr falsch zugeordnet oder übersehen werden können.
Ergebnisse: Zeit- und Kosteneinsparungen
pathway: Welche Zeit- und Kosteneinsparungen konntet ihr durch die Zusammenarbeit mit pathway erzielen?
Sönke: Wir sparen heute mehrere Stunden pro Woche, die wir früher in manuelle Buchungen investiert haben. Das hat nicht nur zu einer Zeitersparnis geführt, sondern auch dazu, dass unsere Steuerberatung weniger nacharbeiten muss, was die externen Kosten reduziert.
pathway: Wie hat sich die finanzielle Transparenz und das Reporting bei NeoTaste verbessert?
Sönke: Die Verlässlichkeit unserer Zahlen hat sich merklich erhöht. Wir können uns nun darauf verlassen, dass alle Buchungen korrekt und zeitnah verbucht werden, was unsere Planbarkeit erheblich verbessert.
Fazit: Die Vorteile der Automatisierung für NeoTaste
pathway: Welche Vorteile spürt euer Team durch den Einsatz von pathway?
Sönke: Unser Team muss sich nicht mehr mit den Detailbuchungen herumschlagen. Wir haben jetzt mehr Kapazitäten für das operative Geschäft. Das schafft Entlastung und sorgt gleichzeitig für mehr Sicherheit, weil wir uns auf die Korrektheit der Zahlen verlassen können.
pathway: Was können andere SaaS-Unternehmen aus der Zusammenarbeit zwischen NeoTaste und pathway lernen?
Sönke: Vor allem, dass sich präzise und automatisierte Buchhaltung schon früh lohnt. Gerade im SaaS-Bereich, wo wiederkehrende Umsätze komplexe Strukturen schaffen, ist es entscheidend, Prozesse nicht manuell laufen zu lassen, um Fehler zu vermeiden und die Skalierbarkeit zu gewährleisten.
pathway: Warum ist eine präzise und tagesgenaue Verbuchung für SaaS-Unternehmen essenziell?
Sönke: Die Planung und Steuerung eines SaaS-Geschäfts hängt komplett von verlässlichen Abo-Daten ab. Nur wenn Umsätze und Steuern korrekt und zeitnah verbucht werden, lassen sich Wachstumsstrategien sinnvoll steuern und Investoren überzeugen.
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