Seit dem 01.01.2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Rechnungen. Das bedeutet: Jede Rechnung, die zwischen inländischen Unternehmern ausgestellt wird, muss in einem standardisierten, strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden.
Der Standard, den auch Finanzverwaltung und Steuerberater erwarten, ist die DATEV E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format. Grundlage dafür ist die EU-Norm EN 16931, die von der Bundesregierung und dem Bundesministerium der Finanzen in die nationale Gesetzgebung übernommen wurde.
Viele Buchhaltungssysteme sind aber noch nicht optimal integriert oder erfordern aufwendige manuelle Arbeit. Das kostet Zeit, verursacht Probleme bei der Umsetzung und kann zu Fehlern oder Rechtsunsicherheiten führen.
Einführung der E-Rechnung: Was Unternehmen wissen müssen
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung wurde mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen und in der E-Rechnungsverordnung konkretisiert. Ziel der Bundesregierung ist es, den gesamten Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen effizienter, transparenter und digitaler zu gestalten.
Die rechtliche Grundlage bildet §14 UStG. Dort ist festgelegt, dass Rechnungen in einem elektronischen Format ausgestellt werden müssen. Ausnahmen sind nur während der Übergangsfristen vorgesehen. Für Unternehmen bedeutet das: Wer weiterhin mit Papierrechnungen oder PDFs arbeitet, läuft Gefahr, die gesetzlichen Vorgaben zu verletzen.
Warum brauchst du die E-Rechnung?
Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt nicht nur neue Pflichten, sondern auch Vorteile für Unternehmen im B2B-Bereich:
- Rechtssicherheit: Mit der elektronischen Rechnung erfüllst du die gesetzlichen Vorgaben aus §14 UStG und den Regelungen der E-Rechnungsverordnung. Damit bist du auf der sicheren Seite, wenn das Finanzamt oder Behörden deine Rechnungen prüfen.
- Fehlerreduktion: Da Rechnungsdaten automatisch in einem elektronischen Format übermittelt werden, sinkt das Risiko menschlicher Fehler.
- Zeitersparnis: Durch die Automatisierung entfallen manuelle Schritte wie PDF-Uploads oder das Nacharbeiten von Rechnungsdaten.
- Effizienz: Die elektronische Verarbeitung ermöglicht eine direkte Übergabe der Daten an Systeme wie DATEV. Das beschleunigt die Rechnungsstellung, die Verarbeitung durch den Rechnungsempfänger und die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen.
Welche Anforderungen stellt die E-Rechnung an Unternehmen?
Damit eine E-Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht, muss sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Das bedeutet:
- Format: Vorgeschrieben sind Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung, die maschinell lesbar sind. Auch XML-Dateien spielen dabei eine zentrale Rolle.
- Rechnungssteller und Rechnungsempfänger: Beide Seiten müssen in der Lage sein, die Daten elektronisch zu verarbeiten. Ein PDF-Dokument allein reicht nicht mehr aus, da es kein strukturiertes Format darstellt.
- Übermittlung: Rechnungen werden nicht mehr per Mail als einfache PDF verschickt, sondern in einem standardisierten elektronischen Format übermittelt und empfangen.
- Archivierung: Unternehmen müssen sicherstellen, dass elektronische Rechnungen vollständig, richtig und unveränderbar gespeichert werden.
Die Anforderungen an die DATEV E-Rechnungen gelten für alle B2B-Umsätze, unabhängig von Branche, Größe oder Plattform.
Übergangsfristen und Ausnahmen
Obwohl die Pflicht zur DATEV E-Rechnung ab Januar 2025 gilt, gibt es Übergangsregelungen:
- Bis zum 31.12.2025 können Unternehmer mit Zustimmung ihrer Geschäftspartner weiterhin eine „sonstige Rechnung“ in Form von Papier oder PDF versenden.
- Ab Version 2.0.1 der Standards (spätestens 2028) müssen alle Rechnungen im strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden.
- Vereine oder kleinere Unternehmen im B2B-Bereich können unter bestimmten Umständen noch von Ausnahmen profitieren.
Dennoch ist klar: Die Zukunft gehört der elektronischen Rechnung, und spätestens ab 2028 entfällt jede Möglichkeit, klassische Rechnungen zu verschicken.
Umstieg auf die DATEV E-Rechnung leicht gemacht: Mit pathway
Der Wechsel zur DATEV E-Rechnung muss nicht kompliziert sein. Mit pathway erfüllst du die E-Rechnungspflicht 2025 einfach und effizient. Unsere Plattform verbindet deine Shops, Marktplätze und Payment-Provider direkt mit DATEV und sorgt dafür, dass Rechnungen automatisch im richtigen Format erstellt, übermittelt und archiviert werden.
Wenn du Shopify nutzt, hast du es sogar besonders einfach: Mit dem pathway Rechnungsprinter kannst du die Erstellung und Übergabe von E-Rechnungen direkt in Shopify aktivieren – ohne technische Vorkenntnisse.
Deine Vorteile im Überblick:
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✅ Sichere Übergabe an DATEV ohne manuelle Eingaben
✅ GoBD- und gesetzeskonforme Archivierung deiner Rechnungen
✅ Nahtlose Integration mit Shopify über den pathway Rechnungsprinter
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Lies hierzu gern unseren Wissensartikel: Wie erzeuge ich eine E-Rechnung im pathway Rechnungsprinter?
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Häufige Fragen zur DATEV E-Rechnung
Was ist die DATEV E-Rechnung genau?
Die DATEV E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung im standardisierten ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format. Sie wird strukturiert erstellt, elektronisch übermittelt und vom Empfänger automatisch weiterverarbeitet. So können Steuerberater und Buchhaltungssysteme wie DATEV die Rechnungsdaten fehlerfrei einlesen.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Von der E-Rechnungspflicht 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland betroffen, die B2B-Umsätze tätigen. Egal ob Start-up, Mittelstand oder Konzern: Jede Rechnung zwischen Unternehmern muss ab Januar 2025 in einem elektronischen Format ausgestellt werden.
Wie lange gelten die Übergangsfristen für Papierrechnungen oder PDFs?
Bis Ende 2025 können Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen noch verwendet werden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Ab 2028 entfällt diese Möglichkeit vollständig. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Rechnungen den EU-Standards entsprechen und elektronisch ausgestellt werden.
Welches Format ist für die E-Rechnung vorgeschrieben?
Das vorgeschriebene Rechnungsformat ist das strukturierte elektronische Format nach der Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem ZUGFeRD und XRechnung verbreitet. Beide Formate ermöglichen die elektronische Verarbeitung und sind mit DATEV kompatibel.
Wie unterstützt pathway bei der Einführung der E-Rechnung?
Mit pathway musst du dich nicht um die technischen Vorgaben kümmern. Die Plattform erstellt deine Rechnungen automatisch im richtigen Format, übermittelt sie direkt an DATEV, trennt korrekt zwischen Umsatzsteuer, Rabatten und Versandkosten und archiviert alles gesetzeskonform. So erfüllst du die E-Rechnungspflicht ohne zusätzlichen Aufwand.
