December 2, 2022

Die perfekte Ergänzung zu pathway: Moss

Wöchentlich werden wir von Händler:innen in Erstgesprächen zu diversen Fragestellungen für die digitale Buchhaltung gefragt, welche Toollandschaft wir neben pathway empfehlen. Die Ausgangsseite (Einnahmen) der Buchhaltung kann über pathway automatisiert werden. Aber welche Tools empfehlen wir für die Eingangsseite (Ausgaben)?

Den Start unserer Toolreihe machen wir mit Moss aus Berlin. Wir nutzen Moss seit Anfang des Jahres 2022 für das Kreditkartenmanagement und Auslagen von Mitarbeiter:innen. Wir versuchen fast alle Ausgaben durch Moss zu tätigen und nutzen den vorhandenen DATEV Export für die Belege. 

Firmenkartenmanagement: Moss bietet zum einen Kreditkarten mit verlängerten Zahlungszielen und höheren Limits, zum anderen Debit-Kreditkarten mit direkter Verrechnung an. Wir nutzen das Debit-Produkt. Von welchen Funktionen wir besonders profitieren, erklären wir im Folgenden. 

Virtuelle Kreditkarten

Wir versuchen, Moss für alle Zahlungen von pathway einzusetzen. Mit den händlerspezifischen Karten lassen sich wiederkehrende Zahlungen für beispielsweise Co-Working-Spaces, Serverausgaben oder Marketingkosten zentral und transparent über Moss abbilden. Für jede wiederkehrende Zahlung erstellen wir mit zwei Klicks eine virtuelle Kreditkarte und hinterlegen sie beim entsprechenden Händler. Bei der Erstellung definieren wir gleich den Verwendungszweck sowie das entsprechende Buchungskonto. 

Physische Kreditkarten

Bild: Grün bedeutet: Der Beleg wurde automatisch gefunden und vorkontiert.

Für Mitarbeiter:innen, die oft auf Events wie zum Beispiel der StB Expo oder dem OMR-Festival sind können wir bequem physische Firmenkarten bestellen, die ähnlich funktionieren wie bei herkömmlichen Anbietern. Durch das Reminder-Feature werden Mitarbeiter:innen sogar durch das System automatisch daran erinnert, Belege für Transaktionen einzureichen.

Digitales Belegmanagement

Bild: Alle Rechnungs-PDFs, die an unsere persönliche Moss E-Mailadresse gesendet werden, ordnet Moss üblicherweise automatisch den entsprechenden Zahlungen zu. Falls eine Zuordnung nicht möglich ist, wie in unserem Beispielbild mit Demodesk, erhält der oder die Inhaber:in der Kreditkarte eine E-Mail und kann die Ausgabe manuell zuordnen.

Bei allen digitalen Anbietern hinterlegen wir eine spezielle Rechnungsmailadresse von Moss. Das System ordnet die Rechnungen dann automatisch der richtigen Zahlung zu. Somit funktioniert Moss sehr ähnlich wie pathway, denn durch den Matching-Engine und vorausgefüllte Buchhaltungskonten werden manuelle Prozesse vermieden.

Ein praktisches Features für etwas größere Unternehmen ist auch die Ausgabenübersicht, die alle Zahlungen im Überblick darstellt. Für uns als kleines Unternehmen hat diese Funktion eher weniger Bedeutung, weil die meisten Kosten direkt von der Geschäftsführung freigegeben werden.

Vier weitere Funktionen helfen uns bei unserem täglichen Ausgabenmanagement: 

Auslagen

Alle Mitarbeiter:innen, die auf Messen mit unseren Partner:innen gehen, erhalten bequem eine Einladung zum Tool, können hier ihre Auslagen eintragen und durch den Freigabeprozess können wir diese im Handumdrehen bezahlen sowie ordnungsgemäß inklusive Steuersatz und Buchungskonto an DATEV exportieren.

Tagespauschale

Endlich ist Schluss mit SIS-Excel-Reisekostenabrechnungen und der manuellen Überprüfung. Ob Mitarbeiter:innen acht, zwölf oder 24 Stunden für Firmenevents unterwegs sind, bei Moss werden Pauschalen automatisch errechnet. Dabei wird je nach Reiseziel und -zeit immer mit den korrekten Sätzen kalkuliert.

Kreditoren für Mitarbeiter:innen

Wir können für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter einen Kreditor in Verbindung mit der IBAN anlegen, sodass nach einmaligem Set-Up die Auslagen nach der Freigabe schnell erstattet werden können.

Insights Tool

→ Cash-Forecasting: Das Tool ist noch in der Beta, für uns ist das Feature aber schon jetzt ein nices Gimmick. Wenn Einnahmen in Zukunft kategorisch als wiederkehrend markiert werden können, sodass ein Forecasting von wiederkehrenden Kosten in Verbindung mit MRR möglich wäre, können wir unsere Cash Forecasts realtime machen. Das wär Wahnsinn!

Bild: Liquiditätsübersicht basierend auf Bankverknüpfungen.

Fazit

Der manuelle Aufwand im Bezug auf das Ausgabenmanagement und die Reisekosten hat sich bei uns intern in Luft aufgelöst. Wir müssen, seitdem wir Moss im Einsatz haben, lediglich beim Set-Up auf die richtigen Einstellungen achten und dann läuft der Prozess automatisch. Sobald eine automatische Zahlung über Moss via FinApi oder anderer Anbieter möglich ist, könnte das ein Gamechanger für viele eCommerce-Händler:innen werden und eignet sich dann als perfekte Standalone-Ergänzung zu pathway.

Über diesen Link könnt ihr euch direkt eine Demo bei Moss buchen.

Je nach Toolanbieter erhält pathway eine Provisionszahlung für eine Empfehlung. Wir haben uns als Unternehmen entschlossen, jegliche Provisionszahlungen von Partnern für einen guten Zweck zu spenden. Wieso? Weil wir bei pathway den Anspruch haben, dass alles, was wir anstoßen, Veränderung bewirkt. Wenn wir Produkte empfehlen, von denen wir überzeugt sind und wir einen sogenannten Kickback erhalten, möchten wir, dass der Kickback genau dort ankommt, wo er helfen kann.

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