Skalierung der Chargebee-Buchhaltung – Wie Xentral die Finanzprozesse automatisiert
Geringere Fixkosten, weniger nervige, manuelle Prozesse, Skalierungs- und Internationalisierungsmöglichkeiten und eine automatisierte Rechnungstellung und Buchhaltung – ein Wunschtraum?!
Nicht für Xentral. Das Augsburger Scaleup entwickelt eine Plattform, die kleine und mittelgroße Firmen unterstützt, ihr operatives Tagesgeschäft zu automatisieren und zu vereinfachen. Die Business Software bündelt alle Aufträge, Lagerbestände, Zahlungen und Versandabläufe zentral an einem Ort: Das schafft mehr Zeit, höhere Umsätze und stärkere Kundenzufriedenheit. Doch nicht nur extern, sondern auch betriebsintern legt Xentral viel Wert auf das Thema Automatisierung. Andre, Head of Finance, und Maria, Finance Managerin bei Xentral, berichten uns, wie sie Chargebee zur Abwicklung ihrer Subscriptions und für das Rechnungsmanagement nutzen.
Wie pathway dabei die optimale Ergänzung darstellt und was bei der Integration von Chargebee zu beachten ist, erfahrt ihr im Interview!
Für die Laien unter den Leser:innen, wofür nutz ihr Chargebee?
Andre: Wir nutzen Chargebee für die Verwaltung aller Abos unserer Kund:innen und die dazugehörige Rechnungsstellung.
Wieso habt ihr euch für Chargebee entschieden?
Andre: Über eine Ausschreibung haben wir uns verschiedene Angebote eingeholt und die verschiedenen Player, wie Stripe Billing, Chargebee oder auch Chargify angeschaut. Wichtig war uns ein möglichst flexibles Tool.
Ein Kriterium war z.B. die Möglichkeit eines Self-Service-Portals für Kundinnen und Kunden. Das Tool sollte zudem Mandantenfähig sein, damit wir für die Internationalisierung verschiedene Instanzen nutzen können und einen konsolidierten Überblick haben. Gleichzeitig waren ein gutes Onboarding und eine Anbindung an unsere BI-Systeme für eine saubere Datenstruktur Voraussetzungen, die das System erfüllen sollte.
Nach sorgfältiger Bewertung dieser Kriterien war Chargebee für uns letztendlich die optimale Lösung
Welche Zahlungsmethoden habt ihr an Chargebee angebunden? Wie war der Entscheidungsprozess für den richtigen Zahlungsanbieter?
Andre: In den US und UK nutzen wir Stripe Payments auf Empfehlung unserer Investoren. Diese haben uns auch den direkten Kontakt vermittelt. Basierend auf unserer Partnerschaft mit Mollie nutzen wir in der EU Mollie.
Wie läuft die Buchhaltung mit Chargebee?
Nutzung von Chargebee
Maria: Die Rechnungen werden alle automatisch erstellt ohne manuellen Aufwand.Alle Teams können bei uns Zugriff auf Chargebee erhalten. So kann z.B. unser Support bei rechnungsbezogenen Kundenanfragen direkt die wichtigsten Aspekte checken: Handelt es sich um eine Subscription? Ist diese richtig eingestellt? Und auch Gutschriften können bei Bedarf manuell hinterlegt werden.
Im Backoffice nutzen wir Chargebee auch, wenn alles bereits zu DATEV übertragen ist. Wir können nachvollziehen, ob die Werte alle stimmen, wie viele Gutschriften es gab und wie die Netto-Beträge sind. Chargebee liefert uns für das Reporting wichtige Daten.
Abgleich der Zahlungsanbieter mit Chargbee
Maria: Für den Chargebee Erlösexport und den Abgleich mit den Zahlungsanbietern nutzen wir pathway. Ich brauche aktuell eine Stunde für die Erstellung der Exporte und die Überprüfung der Prozesse (in DATEV). Wenn ich alles zusammenrechne, benötige ich höchstens zwei Stunden für die kompletten Erlösdaten. Früher hatte ich wöchentlichen Aufwand, wir mussten die Zahlungen manuell abgleichen und z.B.Daily Billing oder Kreditkartenzahlungen waren nicht möglich. Wir nutzen auch die pRap Datei von pathway, wodurch wir die Umsätze für Jahresabos einfach abgrenzen können.
Automatisierte Prozesse
Auch unser Mahnwesen haben wir mit Chargebee automatisiert, wodurch wir zusätzlich Zeit einsparen können.
Andre: Mit pathway haben wir für unsere weitere Skalierung die buchhalterische Basis geschaffen. Im Finance-Team müssen wir zukünftig nicht mehr so stark in Manpower wachsen, weil wir ressourcenintensive Prozesse automatisiert haben. Wir haben prozentual geringere Fixkosten durch ein automatisiertes Rechnungswesen über Chargebee und den Zahlungsabgleich von pathway.
Wie lief eure Umsatzbuchhaltung in der Vergangenheit?
Andre: Vor der Nutzung von Chargebee und pathway haben wir unsere Umsatzbuchhaltung direkt in Xentral gemacht. Xentral hat ein Abo-Modul, in dem man diese entsprechend pflegen kann. Aber Xentral ist kein Produkt, das explizit für die SaaS-Branche entwickelt wurde, sondern primär auf physische Güter ausgelegt. So sind wir schnell im Rahmen der Internationalisierung und des Usage-based Billig an unsere Grenzen gekommen.
Auch aus persönlicher Erfahrung kann ich jedem Handelsunternehmen nur empfehlen, direkt zu Beginn ein ERP-System wie Xentral zu nutzen, weil die Migration später, wenn die Daten mehr sind, viel aufwändiger ist.
Gleichzeitig würde ich jedem SaaS Unternehmen empfehlen, von Beginn an – auch wenn es ein, zwei Euro mehr kostet – eine Billing- Plattform, wie Chargebee, zu nutzen, in der alle Daten zu Subscriptions, Rechnungen und Zahlungen übersichtlich gemanaged werden können.
Was sind eure Top 3 Empfehlungen für SaaS Firmen die Chargebee aufsetzen?
Andre:
- So früh wie möglich aufsetzen: Je später du mit Chargemee beginnst, desto mehr Daten musst du manuell bereinigen.
- Chargebee ist das zentrale System im Unternehmen. Deswegen ist es super wichtig alle Stakeholder – das Sales-Team, das Support-, Accounting-oder auch das BI-Team – mitzunehmen. Dabei müssen die Prozesse, so weit es geht, automatisiert sein und es muss immer eine zentrale Kontaktperson im Team geben, damit die Zuständigkeiten klar geregelt sind.
- Dokumentation - Keep it simple! Saubere und sichere prozesse zu dokumentieren ist so wichtig. Ich kann alles automatisieren, aber wenn es ein nerviger, schlecht dokumentierter Prozess ist, bekomme ich ein schlechtes Ergebnis.
Vielen Dank, dass ihr eure Erfahrungen mit Chargebee und pathway mit uns geteilt habt!
Über Xentral:
Xentral hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) ihr operatives Tagesgeschäft zu automatisieren und zu vereinfachen. Die leicht bedienbare Business Software bündelt alle Aufträge, Lagerbestände, Zahlungen und Versandabläufe zentral an einem Ort: Das schafft mehr Zeit, höhere Umsätze und stärkere Kundenzufriedenheit. Xentral bietet flexible Funktionen und erweiternde Schnittstellen zu allen gängigen Tech-Tools. Mit diesem Setup können sich KMU nachhaltig Tag für Tag weiterentwickeln. Über die Xentral Plattform konnten knapp 2.000 Kundinnen und Kunden bereits über 71 Millionen Bestellungen abwickeln. Das entspricht einem Umsatzvolumen von fast 3 Milliarden Euro.
Weitere Informationen: www.xentral.com
