Wie Bling mit pathway tagesgenaue Abo-Abgrenzung automatisiert

Wir haben mit Nils Feigenwinter (CEO) und Niclas Liebenow (Head of Finance) von Bling über Finanzbildung für Kinder, wiederkehrende Umsätze und Excel-Monster gesprochen, die mittlerweile der Vergangenheit angehören!

Was macht Bling?

pathway: Nils, was genau macht Bling?

Nils: Bling ist die erste Super-App für Familien in Europa. Wir vereinen in einer App alles, was Familien im Alltag brauchen: ein Taschengeldkonto mit Bezahlkarte, sichere Payments und Tools zur Alltagsorganisation. Kinder lernen bei uns den Umgang mit Geld, während Eltern jederzeit die Kontrolle behalten. Zusätzlich bieten wir Features wie einen Aufgabenplaner, eine gemeinsame Einkaufsliste, einen Familienkalender – und seit Neuestem sogar Versicherungen direkt in der App.

Blings Mission

pathway: Was ist eure Mission bei Bling?

Nils: Unsere Mission ist es, Familien den Alltag zu erleichtern und Kinder auf ein eigenständiges, verantwortungsvolles Leben vorzubereiten, insbesondere im Umgang mit Geld. Wir glauben, dass finanzielle Bildung nicht erst in der Schule anfangen sollte, sondern von klein auf im Alltag integriert werden muss.

Was uns von anderen Anbietern unterscheidet ist, dass viele Wettbewerber nur ein einzelnes Problem lösen, zum Beispiel eine Kinderkarte oder eine reine Taschengeld-App. Bling ist dagegen eine echte Familien-Super-App. Anders als klassische Banking-Apps setzen wir seit Tag eins auf einen Bildungsansatz. Das zeigte auch zuletzt die Übernahme von Finstep. Die App ist nach dem Prinzip des Scaffolding entwickelt, das heißt, Kinder bekommen Freiheiten Schritt für Schritt, Eltern bestimmen das Tempo.

Wir kombinieren Finanzkompetenz mit echter Entlastung im Familienalltag – nicht nur Banking, sondern Organisation, Kommunikation und weitere Services.

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Die Herausforderung in der Buchhaltung

pathway: Lass uns über eure Buchhaltung sprechen: Welche Probleme hattet ihr mit eurer vorherigen Buchhaltungsstruktur?

Niclas: Bevor wir pathway in Kombination mit Chargebee genutzt haben, haben wir mit Invoiced als Invoice-to-Cash Lösung gearbeitet. Allerdings reichten die Reporting- und Accounting-Funktionen von Invoiced  nicht aus, waren nicht mit deutschen Standards kompatibel und es gab auch keine Schnittstellenlösung zu DATEV.

Um überhaupt an unsere zentralen Kennzahlen wie Revenues, Bad Debts, A/Rs oder PRAPs zu kommen, haben wir ein riesiges Excel gebaut. Das hat zwar funktioniert, war aber alles andere als skalierbar. Mit unserem schnellen Subscription-Wachstum hatten wir plötzlich mehrere hunderttausend Zeilen an Rechnungen und Zahlungen.

Das hat natürlich extrem hohen manuellen Aufwand verursacht, denn die Pflege und Kontrolle der Tabelle wurde immer zeitintensiver. Zudem lief Excel durch die Datenmenge sehr langsam. Allein auf unserer Seite kostete dieser Prozess 8–10 Stunden pro Monat und auch auf Seiten unserer Buchhalter war der Aufwand ähnlich

pathway: Warum war euch eine tagesgenaue Verbuchung so wichtig?

Niclas: Die präzise und tagesgenaue Verbuchung war entscheidend für Bling, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, da gilt: die Einnahmen sind periodengerecht abzugrenzen. Ein Advisor und unsere Steuerberater haben uns dann pathway empfohlen, um die Prozesse zu automatisieren.

Warum Chargebee und warum mit pathway?

pathway: Ihr nutzt inzwischen Chargebee als Billing-Tool – warum gerade das?

Niclas: Wir haben Chargebee als Rechnungstool gewählt, weil es eine breite Palette an Zahlungsmethoden, wie PayPal, P2P-Transaktionen und Stripe unterstützt und es vollständig mit pathway kompatibel ist. Die pathway Schnittstelle und die damit verbundene Kompatibilität mit DATEV waren für uns der entscheidende Faktor.

pathway: Wie hat pathway geholfen, Jahres- und Monatsabos sowie One-Time-Charges effizient und GoBD-konform zu verbuchen?

Niclas: Gemeinsam mit unserer Steuerberatung und pathway haben wir die nötigen Schnittstellen eingerichtet. Seitdem läuft die tagesgenaue Abgrenzung komplett automatisiert. Unsere Umsätze werden jetzt sauber nach Plan, also monatlich oder jährlich, und nach Typ, zum Beispiel Taschengeld oder Family+, differenziert.

Für uns heißt das: deutlich weniger manueller Aufwand, praktisch keine Fehlerquellen mehr und eine verlässliche Basis für unsere Buchhaltung. Und genau darauf bauen wir unser Reporting und unsere Analysen auf.

So spart Bling mit pathway

pathway: Welche Zeit- und Kosteneinsparungen konntet ihr durch die Zusammenarbeit mit pathway erzielen?

Niclas: Durch pathway sparen wir inzwischen über 90 % der Zeit, die wir vorher jeden Monat in Themen wie Abgrenzungen, Forderungen oder Abschreibungen gesteckt haben. Alles läuft jetzt tagesgenau und automatisch.

Auch die Kosten sind deutlich gesunken, weil der manuelle Aufwand bei uns im Team, und genauso auf Seiten unserer Buchhalter, massiv reduziert wurde.

Und was vielleicht am wichtigsten ist: Wir haben heute viel mehr Effizienz und „peace of mind“. Niemand muss mehr komplexe Excel-Files pflegen. Gerade unser Finance-Team ist begeistert, weil pathway die Arbeit nicht nur einfacher, sondern auch verlässlicher macht.

Blings Empfehlungen für SaaS Finance

pathway: Welche Tools nutzt ihr sonst noch fürs Accounting?

Niclas: Hier unsere Top-Empfehlungen für SaaS-Finance:

1. Chargebee – In Kombination mit pathway
2. Accelerator Keys - Ermöglicht es die Microsoft Excel & Powerpoint Shortcuts auch auf dem Mac zu nutzen
3. Moss – Automatisierungspotenzial für Eingangsrechnungen - das haben wir im ähnlichen Atemzug wie pathway integriert.

Blings Fazit

pathway: Dein Fazit in einem Satz?

Niclas: pathway hat unsere Buchhaltung endlich auf das Level gebracht, auf dem unser Produkt schon lange ist,  digital, sicher und skalierbar.

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