Der Deutsche Tennisbund (DTB) ist der Dachverband aller Tennisvereine und -verbände in Deutschland und betreibt unter anderem die bundesweite Rangliste, die Leistungsklasse (LK). Seit März 2025 zahlen aktive Spielerinnen und Spieler dafür eine Lizenzgebühr, die über Stripe abgewickelt wird.
Für die Buchhaltung bedeutete das: Zehntausende Einzelzahlungen, die GoBD-konform verbucht werden mussten, und ein Standard-Reporting von Stripe, das dafür nicht ausreichte. Und das nicht nur ab sofort, sondern rückwirkend für das komplette Jahr 2025.
Maxim Vorwerg, der beim DTB fürs Finanz- und Rechnungswesen zuständig ist, hat sich Zeit genommen, um mit uns über CSV-Chaos und einen Import in Rekordgröße zu sprechen - und warum er den Zahlen wieder vertraut!
Ausgangslage: Warum die Stripe-Standardberichte für die Buchhaltung nicht reichten
pathway: Wie lief eure Buchhaltung, bevor pathway ins Spiel kam?
Maxim: Es war eine Herausforderung. Wir hatten nur die Standard-Berichte von Stripe – und daraus konnten wir weder fürs Controlling noch für eine GoBD-konforme Verbuchung das rauslesen, was wir brauchten. Irgendwann haben wir proaktiv unsere Steuerberater gefragt, ob das überhaupt ausreicht, was wir da machen. Tat es nicht. Wir mussten jede Zahlung einzeln verbuchen, inklusive Beleg, statt nur gesammelte Monatssummen weiterzureichen – und zwar rückwirkend für das komplette Jahr 2025.
pathway: Was genau hat denn nicht funktioniert?
Maxim: Wir haben mit ziemlich viel Aufwand versucht, uns aus den CSV-Exporten von Stripe selbst zusammenzubauen, was wir brauchten. Und es hat nie gepasst. Man ist selten auf eine Summe gekommen, die man an anderer Stelle wiedergefunden hat – geschweige denn, dass man nachvollziehen konnte, wie sie zustande kam. Dafür war das Ganze am Ende einfach zu komplex.
pathway: Wie seid ihr dann bei pathway gelandet?
Maxim: Ganz klassisch mit Eigenrecherche. Euer Name ist uns dabei schon früh aufgefallen. Zusätzlich hat uns auch unser DATEV-Dienstleister auf euch hingewiesen, der kannte pathway bereits von anderen Mandanten. Und auf dem DATEV-Marktplatz seid ihr bei den Bewertungen auch ziemlich gut aufgestellt. Das und eure Website haben uns dann die Hoffnung gegeben, dass ihr genau das könnt, was wir brauchen.
Buchungsregeln & Produktkategorien: Stripe-Einnahmen sauber trennen
pathway: Was hat pathway anders gemacht als der Rest?
Maxim: Am wichtigsten waren für uns die Buchungsregeln. Wir müssen unterschiedliche Einnahmearten sauber trennen. Wenn wir zum Beispiel bei Lastschriftrückläufern Gebühren berechnen, darf das nicht mit der eigentlichen Lizenz vermischt werden. Dass es diese Regeln bei euch gibt und dass sie zuverlässig laufen, war für uns ganz entscheidend.
Genauso wichtig war die Verbuchung nach Produktkategorien. Ihr habt uns genau gezeigt, welche Einstellungen wir dafür in Stripe brauchen und seitdem läuft das, ohne dass wir je auf Probleme gestoßen sind.
70.000 Rechnungen rückwirkend verbuchen: Der Import für 2025
pathway: Das komplette Jahr 2025 rückwirkend nachbuchen – das klingt nach einer ordentlichen Hausnummer. Wie hat euch pathway dabei unterstützt?
Maxim: Wir haben uns gefragt, ob das überhaupt ein Anbieter rückwirkend so gut hinkriegt. Gott sei Dank konnten wir erst einmal alles in einem Testmandanten, also einer Testumgebung in DATEV, durchlaufen lassen und haben uns so lange mit Dominik, unserem Ansprechpartner bei pathway, abgestimmt, bis wir wirklich zufrieden waren. Erst danach ging es in den echten Mandanten.
Als wir dann die erste OPOS-Liste, also die Liste der offenen Posten, nach dem Import geöffnet haben, war die Erleichterung groß: Der automatische Ausgleich hat auch bei dieser Masse funktioniert.
Ergebnis: Verlässliche Zahlen für Controlling und GoBD
pathway: Wie fühlt sich euer Arbeitsalltag heute an?
Maxim: Wir vertrauen unseren Zahlen wieder. Es bricht auch bei sehr vielen Einzelbuchungen nichts zusammen, und wir sehen nur noch die wirklichen Sonderfälle, statt jede Buchung einzeln zu prüfen.
pathway: Zum Schluss: pathway in einem Satz?
Maxim: Für uns führt kein Weg mehr an pathway vorbei – wir brauchen es für unser Controlling und für unsere GoBD-konforme Verbuchung!
