Wie Lemontaps Subscriptions, Hardware-Verkäufe und drei Steuerräume automatisiert in DATEV bringt
Lemontaps macht persönliche Begegnungen digital anschlussfähig: digitale Visitenkarten, automatisiertes E-Mail-Signaturen-Management, Messe-Lead-Erfassung und Besuchsberichte, die per Voice-Eingabe direkt ins CRM laufen. Was Lemontaps seinen Kunden verspricht – weniger administrativer Aufwand, mehr Zeit für den direkten Kundenkontakt –, wollte Geschäftsführerin Anna Loerzer auch für das eigene Team erreichen. Denn mit wachsendem Geschäft wurde die eigene Buchhaltung zunehmend vielschichtig.
Im Interview erzählt sie, warum ein Mix aus Subscriptions, Einmalzahlungen und Hardware-Verkäufen über drei Steuerräume manuell irgendwann nicht mehr abbildbar war, wie ihre Assistenz pathway ganz allein eingeführt hat und warum heute sogar die Rechnungen der Steuerkanzlei niedriger ausfallen.
Ein Tool für alle, die Kunden persönlich treffen
pathway: Anna, erzähl uns kurz, wer ihr seid und was ihr macht.
Anna Loerzer: Lemontaps ist ein Marketing- und Sales-Tool für Unternehmen, deren Teams Kunden persönlich treffen – auf Messen, im Außendienst oder im täglichen Kundenkontakt. Unser Produktportfolio umfasst digitale Visitenkarten, automatisiertes E-Mail-Signaturen-Management, Messe-Lead-Erfassung sowie Besuchsberichte per Voice-Eingabe direkt ins CRM. Alle Funktionen greifen nahtlos ineinander und laufen automatisch in den bestehenden Systemen unserer Kunden.
Wir sind ISO 27001-zertifiziert, DSGVO-konform und hosten in Deutschland. Vor allem unterstützen wir Firmen im DACH-Raum dabei, administrativen Aufwand zu reduzieren und mehr Zeit für den direkten Kundenkontakt zu gewinnen.
pathway: Mit welchem Setup arbeitet ihr?
Anna Loerzer: Bei uns laufen Shopify und Chargebee.
Wo die manuelle Vorgehensweise an ihre Grenzen kam
pathway: Wie lief eure Buchhaltung vor pathway?
Anna Loerzer: Bei uns ist die Buchhaltung recht kompliziert, weil wir einige Fälle abdecken: Subscriptions, Einmalzahlungen, Einmalzahlungen durch Hardware-Verkauf – und wir verkaufen in Deutschland, in der EU und in Drittländer.
Vorher mussten wir unserem Steuerberater monatlich die Erlöskonten senden und die Zahlen dafür händisch aus den verschiedenen Tools extrahieren: einmal ARR und Einmalzahlungen, und das jeweils getrennt nach Drittland, EU-B2B, EU-B2C und Inland.
Zudem müssen jährliche Zahlungen im deutschen Steuerwesen monatlich abgegrenzt werden. Man muss also monatlich genau sagen, wie viel Umsatz auf einen Monat entfällt. Weil wir hunderte Rechnungen pro Monat versenden, ist das manuell gar nicht handelbar – deshalb mussten wir eine automatisierbare Lösung finden.
pathway: Gab es einen Moment, an dem klar war, dass es so nicht weitergeht?
Anna Loerzer: Bei so vielen manuellen Schritten schleichen sich natürlich auch automatisch Fehler ein. Das Problem war, dass die Fehler in den Berechnungen oft erst am Ende des Jahres aufgefallen sind – und dann viel Arbeit gekostet haben.
Die Suche nach einer Lösung, die SaaS versteht
pathway: Wie seid ihr auf pathway gekommen und was hat den Ausschlag gegeben?
Anna Loerzer: Tatsächlich durch Eigenrecherche. Unsere Steuerkanzlei arbeitet selbst nicht mit modernen Tools und betreut auch keine anderen SaaS-Unternehmen – wir haben uns also selbst auf die Suche gemacht.
Von Shopify und Chargebee direkt nach DATEV
pathway: Wie hat pathway eure Probleme gelöst? Welche Funktionen waren am hilfreichsten?
Anna Loerzer: Die Erlöskonten laufen automatisiert, ebenso die monatliche Abgrenzung der Umsätze. Verbucht wird auf die richtigen Konten – genau so, wie die Steuerberatung das in DATEV benötigt, um mit den Zahlen weiterzuarbeiten. Dazu kommt die Rechnungserstellung für die Shopify-Rechnungen mit automatischer Verbuchung und Zahlenübertragung nach DATEV, wieder in der Form, die das Steuerbüro braucht.
Am hilfreichsten ist für uns, dass alle Zahlen und Infos so beim Steuerbüro und in DATEV landen, dass sie damit direkt weiterarbeiten können. Wir als kleine Firma mit wenig Ressourcen haben damit nichts mehr zu tun und können uns auf unser Kerngeschäft konzentrieren.
Eingeführt vom eigenen Team
pathway: Was war die größte Hürde beim Wechsel zu pathway?
Anna Loerzer: Am Anfang dachte ich, dass es ein Riesenprojekt wird. Unser Steuerberater hatte erzählt, dass ein Mandant das mit einer Beratungsfirma eingeführt hatte. Tatsächlich hat es dann unsere Assistenz – die zuvor immer manuell die Zahlen rausgesucht hatte – ganz allein eingeführt, obwohl sie vorher noch nie ein Tool eingeführt hatte. Natürlich in Abstimmung mit Cheyenne von pathway, die hier super unterstützt hat, und mit unserem Steuerbüro. Der Kundensupport war dabei entscheidend.
Mehr Zeit fürs Kerngeschäft
pathway: Wie hat sich euer Arbeitsalltag verändert?
Anna Loerzer: Unsere Assistenz muss keine Zahlen mehr heraussuchen. Da wir ein kleines Team sind, ist es natürlich ein Riesengewinn, dass sie sich stattdessen auf Aufgaben in unserem Kerngeschäft konzentrieren kann. Und die Fehler, die früher erst zum Jahresende aufgefallen sind, entstehen gar nicht mehr.
pathway: Wie sieht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater heute aus?
Anna Loerzer: Viel einfacher – bezüglich dieser Themen müssen wir uns gar nicht mehr abstimmen. Wir merken auch, dass die Rechnungen der Steuerkanzlei gesunken sind, ich schätze um rund 1.000 € im Monat, einfach weil viel weniger Abstimmungsbedarf besteht.
Fazit
Ein SaaS-Geschäft mit Subscriptions, Hardware-Verkäufen und Kunden in Deutschland, der EU und Drittländern bringt eine Buchhaltung mit, die sich ab einer bestimmten Größe manuell nicht mehr sinnvoll abbilden lässt. Bei Lemontaps laufen Erlöskonten, monatliche Umsatzabgrenzung und die Shopify-Rechnungen heute automatisiert und DATEV-fertig zur Steuerkanzlei.
Das Ergebnis: keine manuelle Zahlenjagd mehr, keine Fehler, die erst zum Jahresende auffallen, deutlich weniger Abstimmung mit der Kanzlei – und geschätzt rund 1.000 € geringere Kanzleikosten pro Monat. Oder wie Anna Loerzer es zusammenfasst: „Führe pathway direkt ein, wenn du ein SaaS-Unternehmen gründest, und erspare dir viel Kopfschmerzen und Arbeit!“
