Du arbeitest digital, verkaufst online und wickelst Zahlungen über Stripe, PayPal oder Klarna ab. Doch wenn es um die Buchhaltung geht, stellt sich die Frage: Sind deine Prozesse eigentlich GoBD konform?
Viele Unternehmer:innen unterschätzen das Thema. Ein falsches Ablagesystem oder nicht nachvollziehbare Datenflüsse können nicht nur den Überblick erschweren, sondern bei einer Betriebsprüfung auch schnell teuer werden.
GoBD Bedeutung: Was steckt hinter der Abkürzung?
Die GoBD Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Herausgegeben vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) legen sie fest, wie Unternehmen in Deutschland ihre digitale Buchführung und Archivierung gestalten müssen.
Die wichtigsten Prinzipien sind:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jede Buchung muss eindeutig dokumentiert und für Dritte verständlich sein.
- Vollständigkeit und Richtigkeit: Kein Beleg darf fehlen oder verändert werden – auch Stornos und Retouren gehören dazu.
- Zeitgerechte Erfassung: Geschäftsvorfälle müssen innerhalb kurzer Fristen aufgezeichnet und gebucht werden.
- Unveränderbarkeit: Digitale Dokumente dürfen nicht im Nachhinein bearbeitet oder gelöscht werden.
- Ordnung und Auffindbarkeit: Belege müssen systematisch abgelegt und jederzeit prüfbar sein.
Warum die GoBD Vorgaben wichtig sind
Die GoBD sind kein „nice to have“, sondern verbindlich für alle Unternehmen in Deutschland – vom kleinen Onlinehändler bis zum großen SaaS-Player.
Gerade bei einer Betriebsprüfung prüft das Finanzamt nicht nur deine Zahlen, sondern auch, ob du GoBD konform arbeitest. Risiken bei Nichteinhaltung sind:
❌ Beanstandungen bei Betriebsprüfungen
❌ Schätzungen durch das Finanzamt
❌ Nachzahlungen und rechtliche Konsequenzen
GoBD-konform archivieren: Digitale Belege richtig speichern
Viele Unternehmer:innen wissen zwar, dass sie GoBD-konform archivieren müssen, aber die Umsetzung ist im Alltag oft mühsam. Belege liegen in verschiedenen Systemen (Shop, Payment, Marktplatz), manuelle Uploads sind fehleranfällig, bei Änderungen wie Retouren oder Stornos muss ständig nachgebessert werden. Auch Steuerberater:innen fragen regelmäßig nach fehlenden Dokumenten - was die Kosten steigen lässt.
Ein besonderes Risiko: Manche Tools, wie z. B. OrderPrinter Pro bei Shopify, sind nicht GoBD konform, da sie keine Manipulationssicherheit bieten. Rechnungen können nachträglich verändert werden, ohne dass dies protokolliert wird – ein klarer Verstoß gegen die GoBD Vorgaben.
Die Rolle der GoBD Verfahrensdokumentation
Neben der technischen Archivierung verlangt das Finanzamt auch eine GoBD Verfahrensdokumentation. Darin legst du fest, wie deine Buchführungsprozesse organisiert sind, von der Entstehung eines Belegs bis zu seiner Archivierung. Diese Dokumentation zeigt, dass deine Daten nachvollziehbar, vollständig und prüfungssicher aufbewahrt werden.
Gerade bei digitalen Geschäftsmodellen ist sie ein unverzichtbarer Bestandteil, um Transparenz zu schaffen und Risiken zu minimieren.
Mit pathway automatisch GoBD konform arbeiten
Genau hier setzt pathway an. Mit pathway musst du dich nicht mehr selbst um die GoBD-konforme Archivierung kümmern. Einmal eingerichtet, läuft alles vollautomatisch im Hintergrund:
✅ Automatischer Import: Alle Rechnungen, Zahlungen, Rückerstattungen und Gebühren werden direkt aus deinen Shops und Payment-Providern übernommen.
✅ Unveränderbare Speicherung: Deine Daten werden so gesichert, dass sie unveränderbar und jederzeit prüfungssicher abrufbar sind.
✅ Standardisierte DATEV-Exporte: Dein Steuerberater erhält alle Daten in genau der Struktur, die er braucht – ohne Nacharbeit. Weniger Aufwand, geringere Kosten.
✅ Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall ist dokumentiert und kann bei Bedarf sofort geprüft werden.
Das bedeutet für dich:
🚀 Kein manuelles Hochladen mehr
🚀 Keine Angst vor Betriebsprüfungen
🚀 Keine Diskussion mit dem Steuerberater über fehlende Belege
🚀 Keine Extra-Zeit für Buchhaltung, weil alles automatisiert läuft
Mit pathway gilt: Einmal aufsetzen, nie wieder Gedanken machen. Du konzentrierst dich auf dein Business, wir kümmern uns darum, dass im Hintergrund alles GoBD konform verarbeitet und archiviert wird.
📅 Buche jetzt deine kostenlose Demo und erfahre, wie pathway deine Buchhaltung GoBD-konform, stressfrei und effizient macht.
Häufige Fragen zu den GoBD
Wer muss GoBD konform arbeiten?
Die GoBD gelten für alle Unternehmen in Deutschland, die digitale Buchführungssysteme einsetzen – unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform. Das bedeutet: Ob kleines E-Commerce-Start-up, mittelständischer Onlinehändler oder große SaaS-Firma, alle müssen ihre Unterlagen, Bücher und Aufzeichnungen GoBD konform führen und archivieren.
Wie lange gilt die Aufbewahrungsfrist nach GoBD?
Die Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Dokumente beträgt in der Regel zehn Jahre. Dazu gehören unter anderem Rechnungen, Buchungen, Verträge und Unterlagen in elektronischer Form. Diese Frist ist verbindlich und bedeutet, dass sämtliche Daten in dieser Zeit unveränderbar, vollständig und jederzeit abrufbar archiviert werden müssen.
Was gehört in eine GoBD Verfahrensdokumentation?
Eine GoBD Verfahrensdokumentation beschreibt alle Prozesse rund um die digitale Buchführung. Sie dokumentiert, wie Belege entstehen, verarbeitet und archiviert werden, welche Systeme im Einsatz sind, wer Zugriff auf die Daten hat und wie Manipulationssicherheit gewährleistet wird. So kann das Finanzamt jederzeit nachvollziehen, dass die Buchhaltung ordnungsgemäß und nach den GoBD Vorgaben geführt wird.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung, wenn die GoBD nicht eingehalten werden?
Wenn die Anforderungen der GoBD nicht erfüllt sind, kann das bei einer Betriebsprüfung schwerwiegende Folgen haben. Das Finanzamt ist berechtigt, Belege nicht anzuerkennen, Schätzungen vorzunehmen oder Nachzahlungen zu verlangen. Außerdem können rechtliche Risiken entstehen, die weit über finanzielle Belastungen hinausgehen. Wer seine Daten nicht GoBD-konform archiviert, riskiert also zusätzliche Kosten und unnötigen Stress.
.png)