Sauberes Wasser ist die Mission von Arktisquelle – für ebenso saubere, rechtssichere Rechnungen brauchte es mit wachsendem Geschäft eine neue Lösung. Das Wasserfilterunternehmen entwickelt und verkauft seine Systeme ausschließlich über den eigenen Onlineshop und wird von den beiden Geschäftsführern Tom Cattarius und Robin Kleinschmidt geleitet.
Im Interview erzählen die beiden, wie ihre bisherige Rechnungslösung mit wachsendem Geschäft an ihre Grenzen kam, wie unkompliziert der Sprung zu pathway lief und wie viel Zeit ihnen das im Arbeitsalltag zurückgibt.
Ein Wasserfilterunternehmen mit klarer Mission
pathway: Erzählt uns kurz, wer ihr seid und was ihr macht.
Tom Cattarius: Wir sind ein Wasserfilterunternehmen, das heißt, wir entwickeln und verkaufen Wasserfilter im deutschsprachigen Raum. Unsere Mission ist es, Menschen Schadstoffe im Leitungswasser zu ersparen beziehungsweise stark zu reduzieren – ein bisschen wie die Brücke zu Bio-Lebensmitteln, nur eben fürs Wasser: die Veredelung, quasi das Upgrade fürs normale Leitungswasser.
Ein bewusst schlankes Setup
pathway: Wie schaut euer Setup aktuell aus?
Tom Cattarius: Wir nutzen Shopify als Hauptshopsystem und haben verschiedene Zahlungsanbieter angebunden, unter anderem Unzer, PayPal und Mollie. Insgesamt sind wir vom Setup her relativ schlank aufgestellt – wir haben nicht Hunderte Marktplätze oder Länder. Wir verschicken innerhalb Europas und auch in die Schweiz, dadurch haben wir ein paar Sonderfälle mehr als ein reiner Deutschland-Shop. Genau die deckt pathway ab. Aktuell verkaufen wir ausschließlich über unseren eigenen Shop, planen aber mittelfristig weitere Vertriebswege und da ist es gut zu wissen, dass pathway dafür schon die nötigen Schnittstellen mitbringt.
Wo die alte Lösung an ihre Grenzen kam
pathway: Wie sah eure Buchhaltung denn vor pathway aus? Gab es da einen Moment, an dem klar wurde, dass die bisherige Vorgehensweise nicht mehr funktioniert?
Robin Kleinschmidt: Wir hatten vorher eine sehr einfache Shopify-Lösung, die für unser Wachstum nicht gebaut war. Individualisierung war kaum möglich, Gutschriften bei Rückerstattungen ließen sich nicht so abbilden, wie wir es wollten, und je internationaler wir wurden, desto mehr Sonderfälle mussten wir manuell nacharbeiten. Für uns war klar: Wir wollen ein System, das die Anforderungen von Anfang an mitbringt.
Tom Cattarius: Unsere vorherige Lösung war für unsere Anforderungen nicht flexibel genug. Auf pathway sind wir über verschiedene Kanäle aufmerksam geworden, unter anderem über YouTube. pathway war die einzige Lösung, die alle Anforderungen erfüllt hat und gleichzeitig modern und einfach ist.
Einfaches Onboarding dank direktem Wechsel zu pathway
pathway: Wie ist euch die Umstellung auf pathway gefallen?
Tom Cattarius: Zum Glück ziemlich reibungslos. Wir kamen von einem sehr einfachen Setup und hatten kaum Altlasten mitzuschleppen.
Robin Kleinschmidt: Und das war für uns tatsächlich ein Vorteil: Weil wir von einem ganz simplen System mit vielen Leerstellen direkt zu pathway gewechselt sind, mussten wir keine komplizierten alten Einstellungen oder fehlerhaften Altdaten übernehmen. Wir konnten das komplette Setup von Anfang an richtig und sauber aufbauen, ohne Umwege über eine Zwischenlösung. Das hat das Onboarding für uns spürbar einfacher gemacht, als wenn wir erst gewachsene, komplexe Strukturen hätten auflösen müssen.
Rechtssicherheit und Automatisierung als größter Mehrwert
pathway: Gibt es ein Feature von pathway, das euch besonders geholfen hat?
Robin Kleinschmidt: Für mich ist es vor allem das Standardsetup: Lieferdatum und Leistungszeitraum sind ab Werk richtig vorkonfiguriert, und Zahlungen lassen sich automatisiert zuordnen. Vieles läuft dadurch halb- bis vollautomatisch, nur für ein paar Sonderregelungen justieren wir gelegentlich nach.
Bis zu 16 Stunden Zeitersparnis im Monat
pathway: Wie hat sich euer Arbeitsalltag seitdem verändert, gerade was Zeit und Aufwand angeht – könnt ihr das ungefähr in Stunden einschätzen?
Robin Kleinschmidt: Deutlich. Früher mussten wir Ausgangsrechnungen manuell erstellen und dann auch manuell an den Steuerberater übertragen – dafür habe ich früher mindestens ein bis zwei Arbeitstage im Monat gebraucht, also ungefähr zwischen 8 und 16 Stunden. Das ist jetzt komplett weg: Der Steuerberater hat direkten Zugriff, und wir sprechen nur noch über wirkliche Sonderfälle, zum Beispiel einen Auslands-Firmenkunden.
Fazit
Arktisquelle hat mit pathway die Rechnungsstellung von einer monatlichen Fleißaufgabe in einen automatisierten Prozess verwandelt: Rechnungen laufen inklusive korrektem Lieferdatum und Leistungszeitraum ab Werk richtig durch, der Zahlungsabgleich passiert automatisiert und der Steuerberater hat direkten Zugriff – statt monatlich ein bis zwei Arbeitstage mit manueller Übertragung zu verbringen. Für die geplante Erweiterung auf weitere Vertriebswege ist die technische Basis bereits gelegt.
Oder, wie Tom Cattarius es zusammenfasst: „Man kann das Thema Onlineshop und Rechnungsstellung damit quasi mental komplett abhaken. 80 bis 90 Prozent stimmen automatisch, weil so gut voreingestellt ist, und man macht sich darüber einfach keine Sorgen mehr.“
