Du verkaufst über Shopify, Stripe oder Chargebee. Deine Kunden zahlen mit PayPal, Klarna oder Stripe Billing. Doch sobald es um die Buchhaltung geht, fällst du zurück ins analoge Zeitalter: Belege exportieren, hochladen, prüfen – und hoffen, dass nichts vergessen wird.
Hier kommt der DATEV Belegtransfer ins Spiel, der dieses Problem lösen soll. Zumindest in der Theorie, denn gerade im E-Commerce und SaaS kommt er schnell an seine Grenzen.
In diesem Beitrag erfährst du, welche Möglichkeiten es gibt, Belege in DATEV zu importieren, was genau der DATEV Belegtransfer ist, wie er funktioniert und warum er gerade im E-Commerce oft nicht ausreicht. Außerdem zeigen wir dir, wie du mit pathway deine Belege in DATEV automatisch buchen kannst – ohne manuellen Upload, ohne Fehler, skalierbar und cloudbasiert.
Wie lassen sich Belege in DATEV importieren? Alle Optionen im Überblick
Wenn es darum geht, Belege in DATEV zu importieren, stehen dir verschiedene Wege offen. Am häufigsten werden Belege manuell hochgeladen – entweder direkt in DATEV Unternehmen online oder über den DATEV Arbeitsplatz.
Etwas bequemer ist die sogenannte DATEV Upload Mail: Hierbei können Belege einfach an eine spezielle E-Mail-Adresse gesendet werden, von wo sie automatisch in DATEV landen. Auch der Import über XML- oder CSV-Dateien ist möglich, setzt jedoch voraus, dass die Daten im richtigen DATEV-Format vorliegen, was oft technische Kenntnisse erfordert.
Neben diesen Varianten bietet DATEV auch den Belegtransfer an, ein Tool, das häufig in der Praxis verwendet wird, um Daten an das Rechnungswesen zu übergeben. An dieser Stelle lohnt es sich, einen genaueren Blick darauf zu werfen.
Was ist der DATEV Belegtransfer?
Der DATEV Belegtransfer ist ein Tool, mit dem Daten an DATEV-Rechnungswesen übergeben werden können. Klingt erst einmal sehr praktisch, in der Praxis hat sich allerdings gezeigt, dass er für dynamische Geschäftsmodelle, mit hunderten oder tausenden Transaktionen pro Monat zu starr ist. Damit ist er insbesondere für E-Commerce und SaaS Unternehmen nicht praktikabel, denn:
❌ es gibt keinen direkten Datentransfer aus Shopsystemen (z. B. Shopify, WooCommerce)
❌ Zahlungen, Rückerstattungen oder Gebühren werden nicht automatisch verbucht
❌ der manuelle Aufwand ist extrem hoch und auch fehleranfällig
❌ das System ist nicht cloudbasiert, damit hat dein Steuerberater keinen Echtzeitzugriff auf die Daten
Wie funktioniert der DATEV Belegtransfer?
In der klassischen Anwendung funktioniert der DATEV Belegtransfer so, dass Belege zunächst aus deinem Shop oder Abrechnungssystem exportiert werden, meist als PDF oder XML-Datei. Diese Dateien müssen lokal gespeichert und anschließend in den Belegtransfer hochgeladen werden. Von dort aus werden sie an DATEV Rechnungswesen oder Unternehmen online übertragen, wo dein Steuerberater sie abrufen kann. Der Prozess ist also rein auf den Transport der Belege ausgelegt, eine automatische Verknüpfung mit Zahlungen, Gebühren oder Retouren findet nicht statt. Für kleine Unternehmen mit wenigen Belegen mag das ausreichen, für E-Commerce- oder SaaS-Businesses mit hohen Transaktionsvolumen bedeutet es jedoch enormen manuellen Aufwand.
Wie löst pathway dieses Problem?
Mit pathway brauchst du keinen separaten Belegtransfer mehr. Wir verbinden deinen Onlineshop und deine Zahlungsanbieter direkt mit DATEV über den DATEV Buchungsdatenservice. Dadurch entfällt nicht nur der manuelle Upload, sondern auch die mühsame Nachbearbeitung von Belegen.
Der Prozess läuft dabei vollautomatisch: pathway importiert Rechnungen, Zahlungen, Rückerstattungen und Gebühren direkt aus deinen Systemen. Diese Daten werden mit den passenden Belegen verknüpft, in standardisierte DATEV-Formate überführt und anschließend über den Buchungsdatenservice direkt ins DATEV Rechnungswesen übergeben.
Das bedeutet:
✅ Automatischer Import von Rechnungen, Zahlungen, Rückerstattungen und Gebühren
✅ Automatisierte Verknüpfung von Belegen und Buchungssätzen – direkt an DATEV übermittelt (für Shopify, Stripe und Chargebee)
✅ Standardisierte DATEV-Exporte für deinen Steuerberater
✅ Cloudbasiert & in Echtzeit – kein Hochladen, kein Nachhaken
✅ Prüfungssicher & GoBD-konform
Kurz gesagt: pathway hebt deine Buchhaltung auf das nächste Level.
Deine Vorteile als Unternehmer
⏱️ Zeitersparnis: keine manuellen Exporte oder Uploads mehr
🛡️ Sicherheit: alle Daten korrekt & vollständig im DATEV-System
🚀 Skalierbarkeit: egal ob 500 oder 200.000 Bestellungen – pathway wächst mit
🤝 Bessere Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater durch saubere Daten
DATEV Belegtransfer vs. pathway im Vergleich
Praxisbeispiel des DATEV Buchungsdatenservice in der Steuerberatung
Wie die Automatisierung mit pathway in der Praxis funktioniert, zeigt unsere Case Study mit Ge-Ko Solutions.
Darin erfährst du, wie Steuerberater:innen mit pathway E-Commerce-Mandanten effizient betreuen ohne den klassischen DATEV Belegtransfer, dafür mit vollautomatisierter Datenaufbereitung.
DATEV Belege automatisch buchen mit pathway
Der DATEV Belegtransfer war ein wichtiger Schritt in die digitale Buchhaltung, aber mit E-Commerce oder SaaS kommt er schnell an seine Grenzen. Mit pathway wird deine Buchhaltung so digital wie dein Business.
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Häufige Fragen zum DATEV Belegtransfer
Was ist der Unterschied zwischen dem Belegtransfer und dem DATEV Buchungsdatenservice?
Der DATEV Belegtransfer ist in erster Linie ein Transportmittel. Er überträgt Belege wie PDFs oder XML-Dateien an DATEV, ohne diese automatisch zu verbuchen. Der DATEV Buchungsdatenservice geht deutlich weiter: Hier werden nicht nur Belege, sondern auch die zugehörigen Buchungssätze an DATEV Rechnungswesen übergeben. Das bedeutet, dass Zahlungen, Gebühren und Retouren bereits im System berücksichtigt werden. Für E-Commerce-Unternehmen ist das ein entscheidender Vorteil, da die Buchhaltung dadurch wesentlich effizienter und fehlerfreier wird.
Mit pathway wird dieser Prozess jedoch noch einfacher und vollständig automatisiert. pathway verbindet deinen Onlineshop und deine Zahlungsanbieter direkt mit DATEV und sorgt dafür, dass Rechnungen, Zahlungen, Rückerstattungen und Gebühren automatisch eingelesen, korrekt zugeordnet und über den Buchungsdatenservice direkt in DATEV verbucht werden. So entfällt nicht nur der manuelle Upload von Belegen, sondern auch die nachträgliche Bearbeitung durch dich oder deinen Steuerberater.
Kann ich Belege bei DATEV per Mail hochladen?
Ja, mit der DATEV Upload E-Mail lassen sich Belege per E-Mail an ein spezielles Postfach schicken. Sie erscheinen dann automatisch im System. Allerdings handelt es sich auch hier lediglich um einen Transportmechanismus – die Verbuchung erfolgt nicht automatisch. pathway geht hier einen entscheidenden Schritt weiter: Die Belege werden nicht nur eingespielt, sondern auch automatisch verarbeitet, zugeordnet und korrekt in DATEV verbucht.
Wie werden die Belege mit pathway in DATEV automatisch gebucht?
Der Prozess läuft vollständig im Hintergrund. pathway liest Rechnungen, Zahlungen, Rückerstattungen und Gebühren direkt aus deinem Onlineshop oder deinem Zahlungsanbieter aus. Anschließend werden diese Informationen mit den passenden Belegen verknüpft und über den DATEV Buchungsdatenservice ins DATEV Rechnungswesen übertragen. Das Ergebnis ist eine fehlerfreie, prüfungssichere und GoBD-konforme Buchhaltung, die in Echtzeit verfügbar ist – ohne manuellen Aufwand und ohne zusätzliche Tools.
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