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Viele Shopify-Händler:innen kämpfen mit unübersichtlichen Zahlen, verpassten USt.-Fristen und manueller Buchhaltung. Gemeinsam mit Jan Philipp von der HV Steuerberatung sprechen wir darüber, wie moderne eCom-Kanzleien diese Probleme lösen – und warum Automatisierung dabei der Schlüssel ist.

Jan Philipp und sein Team betreuen über 100 Onlinehändler – von der strukturierten Buchhaltung bis zur Finanzierungsvorbereitung. Im Gespräch erklärt er, warum viele Steuerberater beim Thema eCommerce überfordert sind und was wirklich zählt, wenn man eine skalierbare Buchhaltung aufbauen will.

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Digitale Steuerberatung für Shopify-Händler: Die Vision von HV

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Marco: Jan Philipp, ihr habt euch entschieden, eine Kanzlei neu zu gründen, anstatt bei einer „altbackenen“ Kanzlei einzusteigen. Was waren eure Beweggründe?

Jan Philipp: Unser Ziel war es, eine Kanzlei zu schaffen, die die Steuerberatung ins digitale Zeitalter bringt. Viele etablierte Kanzleien arbeiten immer noch mit veralteten Prozessen und erkennen nicht die spezifischen Bedürfnisse moderner Geschäftsmodelle wie eCommerce. Wir wollten das anders machen, indem wir auf Technologie und Automatisierung setzen, um effizientere und transparentere Prozesse für unsere Mandanten zu schaffen. Statt uns anzupassen, wollten wir etwas Neues aufbauen, das perfekt auf die Bedürfnisse von Onlinehändlern abgestimmt ist.

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Warum HV Steuerberatung sich auf Shopify-Buchhaltung spezialisiert hat

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Marco: Wie seid ihr dazu gekommen, Steuerberatung für Shopify-Händler anzubieten, und was begeistert euch an dieser Zielgruppe?

Jan Philipp: Wir haben schnell erkannt, dass Shopify-Händler und eCommerce-Unternehmen oft mit steuerlichen Herausforderungen kämpfen, die aus ihrem schnellen Wachstum und der Komplexität internationaler Verkäufe entstehen. Diese Zielgruppe ist dynamisch, technologieaffin und innovativ – genau wie wir! Es begeistert uns, Unternehmer in ihrem Wachstum zu begleiten und ihre Buchhaltung so schlank und automatisiert wie möglich zu gestalten, damit sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Die häufigsten Buchhaltungsprobleme von Shopify-Händlern

Marco: Was sind die häufigsten Herausforderungen, die du bei Shopify-Händlern in der Buchhaltung siehst, und wie gehst du damit um?

Jan Philipp: Die häufigsten Herausforderungen sind:

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• Datenchaos: Viele Händler haben Probleme, ihre Plattformdaten korrekt zu exportieren und in ihre Buchhaltung zu integrieren sowie die Vollständigkeit aller Eingangsbelege zu gewährleisten.
• Umsatzsteuerkomplexität: Insbesondere bei internationalen Verkäufen und OSS-Meldungen fehlt oft das Wissen über gesetzliche Vorgaben. Das kann schnell sehr teuer werden!
• Skalierbarkeit: Je schneller ein Händler wächst, desto schwieriger wird es, die Buchhaltung manuell zu führen. Außerdem ist die Arbeitskraft des Händlers dann an anderen Stellen im Unternehmen viel besser investiert als in der Buchhaltung.

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Unser Ansatz ist es, diese Prozesse zu automatisieren, indem wir APIs und Tools wie pathway, DATEV und andere Plattformintegrationen nutzen. Dadurch eliminieren wir manuelle Fehlerquellen und schaffen ein klares System, das sowohl gesetzeskonform als auch zukunftssicher ist.

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Umsatzsteuer & OSS im eCommerce: Diese Fehler kosten Geld

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Marco: Wo stolpern Shopify-Unternehmer am häufigsten bei Themen wie Umsatzsteuer oder internationalen Verkäufen?

Jan Philipp: Die größten Stolperfallen sind:

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• OSS (One-Stop-Shop): Viele Händler verstehen nicht, wie sie grenzüberschreitende Umsätze korrekt melden.
• Umsatzsteuerregistrierungen in mehreren Ländern: Händler verpassen oft die Schwellenwerte und registrieren sich nicht rechtzeitig.
• Falsche Rechnungserstellung: Unterschiedliche Anforderungen in EU-Ländern führen zu fehlerhaften Rechnungen.
• Skalierung ins Ausland: Händler unterschätzen die Komplexität, wenn sie auf neue Märkte expandieren.

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Wir arbeiten hier proaktiv, indem wir frühzeitig Systeme implementieren, die sowohl das Wachstum abbilden als auch internationale steuerliche Pflichten berücksichtigen.

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Die besten Tools für automatisierte Buchhaltung im eCommerce

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Marco: Welche Tools oder digitalen Lösungen empfiehlst du deinen Kunden, um ihre Buchhaltung zu automatisieren und effizienter zu gestalten?

Jan Philipp: Das wichtigste Tool für die Erlösseite ist pathway. Man erhält aus pathway einfach die genauesten Exporte, wenn es um Shopify-Exporte geht.

Für die Rechnungseingangsseite kann ich die Kombination aus CAYA und getmyinvoices empfehlen. Damit kann man einen Prozess bauen, der einem die gesamte Belegsuche, Digitalisierung und Übermittlung an den Steuerberater abnimmt.

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HV Steuerberatung vs. klassische Kanzleien: Das sind die Unterschiede

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Marco: Was unterscheidet eine Zusammenarbeit mit dir als Steuerberater für Shopify-Händler von klassischen Steuerberatungen?

Jan Philipp: Wir sind auf die Herausforderungen und Bedürfnisse von Shopify-Händlern spezialisiert, da wir ausschließlich eCom-Brands und Onlinehändler betreuen. Das bedeutet:

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• Technologiegetriebene Lösungen: Automatisierung steht bei uns im Fokus, um Fehler zu minimieren und Prozesse zu beschleunigen.
• Branchenkenntnis: Wir verstehen die Besonderheiten des eCommerce, von internationalen Steuervorgaben bis hin zur Plattformintegration.
• Proaktive Beratung: Anstatt nur Zahlen zu verwalten, unterstützen wir unsere Mandanten dabei, strategisch zu wachsen.
• Transparenz und Effizienz: Unsere Mandanten haben jederzeit Einblick in ihre Zahlen – in Echtzeit.

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Kurz gesagt: Wir sind keine „klassische“ Kanzlei, sondern ein Partner, der mit dem Tempo und den Anforderungen unserer Mandanten mithält.

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Case Study: Wie OFIVO mit HV und pathway die Buchhaltung automatisierte

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Jan Philipp: Als Beispiel können wir die OFIVO – eine Marke für Garteneinrichtung – nennen, bei der wir die Buchhaltung zusammen mit pathway komplett automatisiert haben. Wir ersparen dem Gründer Nico damit nicht nur eine große Anzahl an Stunden pro Monat, sondern liefern auch monatlich so präzise Auswertungen, dass Nico mit diesen controllen kann. Außerdem kann er mit den Auswertungen von uns jederzeit zu Banken und Warenfinanzierern gehen, um sein Business weiter hochzuskalieren!

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Buchhaltungstipps für Shopify-Händler: So bleibt ihr skalierbar

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Marco: Welchen einfachen Tipp würdest du Shopify-Händlern geben, um ihre Buchhaltung besser im Griff zu haben?

Jan Philipp: Beginnt frühzeitig mit der Automatisierung! Verlasst euch nicht auf manuelle Prozesse oder unübersichtliche Excel-Tabellen. Setzt auf Tools, die eure Plattformdaten direkt in die Buchhaltung integrieren, und klärt die Umsatzsteuerpflichten in verschiedenen Ländern, bevor euer Geschäft wächst. Sucht euch außerdem eine Steuerberatungskanzlei, die ausschließlich eCom-Brands und Onlinehändler betreut, da viele Kanzleien beim Thema eCommerce einfach nicht genug Expertise haben.

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Onboarding bei HV: So gelingt der schnelle Wechsel zur automatisierten Buchhaltung

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Marco: Wie lange dauert bei euch ein Onboarding vom Neukunden, inkl. Aufräumen von einem Vorjahr?

Jan Philipp: Das Onboarding für die laufende Buchhaltung ist in der Regel in unter einer Woche erledigt, sodass die Buchhaltung sofort erstellt werden kann. Die Aufräumarbeiten von Buchhaltungsbeständen von Vorberatern oder aus Buchhaltungstools wie lexoffice oder sevDesk können auch mal bis zu 2–3 Monate dauern. Das hängt auch immer stark davon ab, wie schnell die Unternehmer uns die Infos zur Verfügung stellen.

Die Buchhaltungstools sind einfach nicht für die Verarbeitung von Massendaten ausgelegt und kommen bei großen Belegmengen an ihre Grenzen.

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Fehlerhafte Buchhaltung? So hat HV eine Shopify-Brand vor hohen Strafen bewahrt

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Marco: Gibt es ein besonderes Erfolgserlebnis oder eine Anekdote aus deiner Arbeit mit Shopify-Händlern, die dir in Erinnerung geblieben ist?

Jan Philipp: Da gibt es viele! Im letzten Jahr haben wir beispielsweise eine Brand von einem anderen Steuerberater übernommen, bei der in der Buchhaltung wahnsinnig viel schiefgelaufen ist. Wir haben den Fall aufgeräumt und mussten strafbefreiende Selbstanzeigen in mehreren Ländern stellen, um Schlimmeres zu verhindern. Der Mandant ist mit einem blauen Auge davongekommen, weil er noch rechtzeitig erkannt hat, dass er eine auf eCom spezialisierte Kanzlei für seine Brand benötigt.

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BWA am 4. des Monats? Mit HV und pathway möglich

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Marco: Letzte Frage: Ist es bei euch möglich, am 4. des Monats die BWA zu erhalten? Was müssen eure Mandanten dafür liefern?

Jan Philipp: Ja, das ist möglich – und bei den 8-stelligen Brands, die wir betreuen, auch üblich! Wir buchen dann bereits wöchentlich die Eingangsbelege und Banken und spielen zum Monatsanfang die Erlöse ein. Um eine aussagekräftige BWA zu erhalten, buchen wir auch monatlich bereits die Warenbestände ein. Die monatlichen Inventurwerte müssen uns die Händler dann zum Monatsanfang liefern!

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Über HV Steuerberatung:

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Mit der HV Steuerberatung sind wir bereits eine der führenden Steuerberatungskanzleien im DACH-Raum für eCom-Founders und Onlinehändler und betreuen über 100 Onlinehändler. Unser HV Steuerframework, welches auf die o. g. Tools um pathway und getmyinvoices setzt, können wir individuell auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen eCom-Brands anpassen. Wir bieten einen ganzheitlichen Steuerberatungsansatz und betreuen unsere Mandanten sowohl im Bereich Buchhaltungsoptimierung als auch in den Themen Umstrukturierungen und Controlling. So können wir unseren Mandanten echten Mehrwert bieten und halten diesen im Bereich Finanzen den Rücken frei.