Wie wird eCommerce in der Buchhaltung gebucht?

November 29, 2022

Oft werden unsere Kolleg:innen im Onboarding von Buchhalter:innen und Steuerkanzleien gefragt, ob es wir eine Anleitung haben, wie man die Umsatzerlöse im eCommerce am sinnvollsten verbucht. Die Erfahrung über die Jahre hat gezeigt, dass der Abgleich im eCommerce am besten funktionieren kann, wenn pro Zahlungsanbieter (PayPal, Stripe, Überweisung) ein Sammeldebitor angelegt wird.

Nehmen wir als Beispiel den Zahlungsanbieter Stripe. Für den richtigen Abgleich brauchen wir folgende Konten:

  • Sammeldebitor
  • Bank/Guthabenkonto
  • Gebührenkonto
  • Geldtransitkonto

Sammeldebitor

Stripe wird im eCommerce wie eine Bank behandelt auf der Geldeinzahlungen der Kunden fließen, Erstattungen gebucht werden, Transaktionsgebühren abgebucht werden und dann das Geld auf's wirkliche Bankkonto des Händlers überwiesen wird. Wir empfehlen je nach Kontenrahmen eigene Konten (mehr hier). Wichtig ist, dass jeder Zahlungsanbieter ein eigenes Sammeldebitorkonto hat damit jeder Zahlungsanbieter zum Monatsende abgeglichen werden kann und idealerweise keine offenen Posten enthält.

Bank-Guthabenkonto

Beim Bank-/Guthabenkonto buchen wir die Kundenzahlungen und dagegen die Gebühren; später auch die Transit-Buchungen für die Auszahlungen; normalerweise wird hier ein Konto im Bereich der Bank genommen, da Stripe ähnlich wie PayPal ein Guthaben darstellt. Der Saldo des Guthabenkontos kann zu den entsprechenden Berichten der Zahlungsanbieter ähnlich einem Kontoauszug abgeglichen werden.

Gebührenkonto

Gebührenkonto - hier werden die Gebühren vom Zahlungsanbieter erfasst, diese unterscheiden sich oft erheblich, deswegen empfehlen wir bei größeren Shops pro Zahlungsanbieter eigene Gebührenkonten. Wichtig ist die Einstellung zur Vorsteuer - PayPal beispielweise hat eine eigene Banklizenz und ist daher umsatzsteuerbefreit. Stripe hingegen rechnet die Gebühren aus Irland mit Reverse-Charge ab.

Geldtransitkonto

Für das Geldtransitkonto empfehlen wir ein Konto aus dem Bereich "Geldtransit", immer wenn der Zahlungsanbieter, in unserem Beispiel Stripe, Geld überweist oder anfordert (wegen Erstattungen), werden diese Umbuchungen verbucht. Auf dem wirklichen Bankkonto (als Bsp: Sparkasse) kommen dementsprechend nur noch die wirklichen Zahlungen von Stripe an und müssen manuell verbucht werden.

Eine weitere Frage bekommen wir zudem häufiger: Wie sieht es mit der Belegverknüpfung im eCommerce aus? Dies haben wir Valentin von der BtB-Steuerberatungsgesellschaft gefragt.

Belegverknüpfung im eCommerce

Valentin von BtB empfiehlt: "Als Buchhalter im eCommerce müssen wir Stichprobenartig die Belege prüfen und Schnittstellen sauber aufsetzen. Die Belegverknüpfung für alle Rechnungen würde sonst das Maß sprengen und die Systeme überfordern. Wir schauen uns speziell am Anfang das Rechnungssystem an und achten auf die GoBD Konformität, , Steuersätze, Steuereinstellungen und den Datenaustausch." Mit dem pathway Rechnungsprinter kann pathway im Falle einer Prüfung die Daten per Belegtransfer zu DATEV ermöglichen.

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