Virtuelle Kreditkarten, Belegsuche, Stripe und DATEV: Ein Blick hinter die Kulissen unserer Buchhaltung bei pathway

Buchhaltung ist für die meisten Unternehmer nervig, ehrlicherweise auch für uns als Gründer von pathway.

20 FTE’s, einige Freelancer und eine Devise: So wenig manueller Aufwand wie möglich. Wir selbst sind nämlich nicht die größten Fans von Buchhaltung 🙂 Daraus leitet sich für die eigene Buchhaltung folgendes ab:

• Wir vermeiden die Zahlungen per Überweisung (manueller Aufwand der Erfassung der Rechnung, Überweisungsaufwand, Verbuchung)
• Jede:r Mitarbeiter:in, der:die Ausgaben tätigt ownt die Belege
• SaaS BWA > Google Sheet Auswertungen

Das pathway Setup läuft hintenraus in DATEV zusammen.

Ausgabenseite:

1. 98% aller Ausgaben laufen über Getmoss Kreditkarten:

Für einzelne Projekte, Sonderanschaffungen oder wiederkehrende Abonnements (Google Cloud, Meta Ads, etc.) legen wir virtuelle Karten an. Insbesondere bei regelmäßigen Buchungen kann unsere Buchhaltung in Moss die Kontierung einmalig einrichten. Bei Getmoss haben wir eine dedizierte E-Mail-Adresse, die wir bei vielen Portalen hinterlegen oder an die wir Rechnungen weiterleiten können. Diese Rechnungen werden dann automatisch in Moss den Transaktionen zugeordnet.

Im Team haben neben den Gründern auch zwei Mitarbeiterinnen Admin-Rechte in Moss und steuern die Ausgaben eigenständig. Bis zu einem bestimmten Limit dürfen sie auch neue Kreditkarten und Ausgaben autorisieren. Zudem erhalten Vertriebsmitarbeiter über Moss eine physische Kreditkarte.

Unser Team hat die Vorgabe, die Belege zweimal im Monat auf null zu bringen, zum 15. und zum 2. des Monats. Der Export von Moss zu DATEV erfolgt am 2. des Monats. Die Anbindung funktioniert bei uns sehr gut und die Buchhaltung prüft lediglich die Fälle ohne Kontierung erneut (ein Zeichen, dass eine Überprüfung des Belegs erforderlich ist). In den kommenden Jahren wird es voraussichtlich Buchungsvorschläge auf Basis von OCR geben.

Alternativ zu Moss nutzen einige unserer Kund:innen auch Finway, Pleo oder Pliant.

Für die weiteren 2 % der Ausgaben (Messestände, Freelancer) die zwingend per Überweisung getätigt werden müssen, schickt mir unsere Buchhaltung wöchentlich einen DATEV Zahllauf, hier werden alle Überweisungen erst Buchhalterisch verbucht und dann kann ich sie mit 1 Klick aus DATEV Unternehmen Online aus überweisen.

2. "Belegsuche" - Für eingehende Rechnungen, die nicht automatisch per E-Mail eingehen, nutzen wir GetMyInvoices. Die sichere Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie weitere Logins ersparen uns das monatliche Einloggen bei über 20 Portalen. Einige unserer Steuerberatungspartner schwören auf den Wettbewerber Invoicefetcher. Von GetMyInvoices werden die Rechnungen je nach Zahlungsart entweder an Getmoss oder direkt an DATEV weitergeleitet. Wenn es sich um wiederkehrende Debitoren handelt, gibt es jeweils Lerndateien für die automatische Verbuchung.

3. Expense Management / Auslagen - Wie oben beschrieben, nutzen wir hier Getmoss. Andere Kund:innen setzen auch Finway oder Circula ein. Wenn Mitarbeiter:innen beispielsweise auf Messen sind oder andere Auslagen tätigen, können verschiedene Pauschalen oder die privaten Kosten inklusive Beleg an DATEV übertragen werden. Als kleines Team genügen uns die Funktionen von Moss in diesem Bereich.

(DATEV Emailupload - Wenn wir gelegentlich Leistungen von Anbietern beziehen, die ausschließlich SEPA anbieten, nutzen wir die Funktion des DATEV E-Mailuploads. Durch E-Mail-Automatisierungen werden beispielsweise Rechnungen von Leasinganbietern automatisch weitergeleitet. Wenn die Debitoren regelmäßig zurückkehren, setzt die Buchhaltung DATEV Lerndateien ein, um die Verbuchung zu automatisieren.)

‍

‍

Umsatzseite:

Als SaaS-Firma erfassen wir sämtliche Erlöse über Stripe Billing und verwenden unser eigenes Produkt für die Buchführung und die Auszifferung in DATEV.

Lohn:

Unsere Lohnbuchhaltung wird von einem externen Dienstleister übernommen, der uns die Daten in DATEV DUO 1x monatlich zur Verfügung stellt. Von hier aus tätigen wir eine Sammelüberweisung.

Buchhaltung:

Wir nutzen unsere eigene DATEV Instanz und unsere Buchhalterin benötigt mittlerweile 1.5 Stunden pro Monat um unsere BWA zu erstellen.

‍

Sendet mir via LinkedIn gerne weitere Fragen zu unserem Buchhaltungssetup.  

Euer Marco