Die Realität vieler Steuerkanzleien? Der Workload wächst, die Komplexität steigt, die Teamgröße aber nicht.
Die Arbeit wird mehr, aber das Personal ist schon am Limit. Mit diesem Problem kämpft fast jede Steuerkanzlei in Deutschland und Österreich aktuell. Oft wird abends nachgearbeitet, was tagsüber nicht mehr reinpasst. Belege werden manuell oder nur halb-automatisiert gescannt, sortiert, kontrolliert, kontiert und bei jedem neuen Mandanten wiederholt sich derselbe Aufwand von vorne.
Das ist nicht nur mühsam, sondern auch ein echtes Wachstumshindernis. Jede Stunde, die in der Belegverarbeitung verloren geht, ist eine Stunde, die für Beratung oder neue Mandanten fehlt.
Die gute Nachricht: Belegverarbeitung lässt sich heute mit KI weitgehend automatisieren.
Automatisierte Buchhaltung bedeutet dabei nicht, das führende System der Kanzlei zu ersetzen. Es bedeutet, eine spezialisierte KI-Buchhaltungssoftware als Ergänzung zu nutzen, die Belege liest, versteht und vorkontiert, unabhängig davon, ob das Kanzleisystem DATEV, BMD, RZL, Agenda, SAP oder Microsoft Business Central heißt.
Warum die Belegverarbeitung in Steuerkanzleien so viel Zeit kostet
Im Vergleich zu einer schlanken Inhouse-Buchhaltung hat eine Steuerkanzlei mit vielen Mandanten spezifische Herausforderungen:
- Viele Belege, viele Mandanten: Jeder Mandant bringt eigene Belegvolumina und eigene Eigenheiten mit. Multipliziert über Dutzende oder Hunderte Mandanten wird aus einer kleinen Aufgabe schnell ein Vollzeitproblem.
- Viele verschiedene Kanäle: Manche Mandanten scannen, manche schicken E-Mails, manche liefern E-Rechnungen oder nutzen ein Mandantenportal wie z.B. DATEV Unternehmen Online. Jeder Kanal braucht oft einen eigenen manuellen Prozess.
- Sonderfälle kosten überproportional viel Zeit: Splitbuchungen, Selbstbucher-Mandanten, Baubranche, Kanzleiverbände oder individuelle Kontenrahmen lassen sich mit den meisten Standardlösungen nicht automatisieren.
Automatisierte KI-Belegverarbeitung mit Finmatics
Wenn eine Steuerkanzlei sich nach einer Lösung für die Belegverarbeitung umsieht, geht es nicht nur um einen weiteren digitalen Ordner. Es geht um echten Zeitgewinn über alle Mandanten hinweg. Genau das bietet Finmatics: eine KI-Buchhaltungssoftware, die Belege automatisch ausliest, kontiert und ans jeweilige führende System übergibt, egal ob DATEV, BMD, RZL, Agenda, SAP oder Microsoft Business Central im Einsatz ist. Über 1.300 Steuerkanzleien und Unternehmen in 6 Ländern setzen die Lösung bereits ein.
Potenzial von intelligenter Automatisierung der Belegverarbeitung in der Steuerkanzlei
Das Potenzial ist groß: Steuerkanzleien mit Finmatics schaffen in der Belegverarbeitung auch mit kleinen Teams deutlich mehr. Der Grund dafür liegt in der Automatisierungstiefe bei Spezialfällen und der individuellen Anpassbarkeit der KI, womit z.B. auch mühsame inhaltliche Aufteilungen verlässlich automatisiert werden: Der digitale Mitarbeiter “**Fin”** von Finmatics trennt Belegstapel automatisch, erkennt Belegtypen mit einer Trefferquote von über 99 % und erstellt direkt einen Buchungsvorschlag inklusive Geschäftspartner und Sachkonto.
Für wen sich Finmatics lohnt
- Steuerkanzleien mit vielen Mandanten: Wenn Belegverarbeitung über viele Mandate hinweg zum Zeitfresser wird, hilft die durchgängige Automatisierung vom Belegeingang bis zum Buchungsvorschlag.
- Wachsende Steuerkanzleien: Das System skaliert mit steigendem Mandantenvolumen, ohne dass proportional mehr Personal im Team gebraucht wird.
- Steuerkanzleien mit anspruchsvollen Mandanten: Splitbuchungen, Baubranche oder Kanzleiverbände lassen sich gezielt automatisieren.
Drei Beispiele, wie automatisierte Belegverarbeitung in der Praxis aussieht
1. Automatischer Belegeingang & Stapeltrennung aus jeder Quelle
Belege erreichen Steuerkanzleien oft auf vielen Wegen: als Scan, E-Mail, Foto oder über Mandantenportale. Genau das erschwert in vielen Steuerkanzleien die Automatisierung. Denn wenn verschiedene Dateiformate in einen Prozess gedrängt werden sollen, müssen Belege erst recht dementsprechend vorbereitet werden.
Der Vorteil mit Finmatics: Fin bündelt Belege aus jeder Quelle automatisch an einem Ort und trennt gescannte Stapel ganz ohne Barcodes oder Trennblätter, mit einer Trefferquote von über 99%. Bei Dr. Thiems & Kollegen (DATEV) konnten dadurch 85% der Mandanten digital serviciert werden, bei rund 50% Zeitersparnis beim Scannen von Belegen.
2. KI-Buchungsvorschläge statt Abtippen
Ein digitalisierter Beleg allein spart noch keine Zeit: Ohne automatischer Belegverarbeitung bleibt der Aufwand nahezu derselbe wie auf Papier, nur eben am Bildschirm.
Der Vorteil mit Finmatics: Fin liest jeden Beleg automatisch aus und erstellt sofort einen Buchungsvorschlag inklusive Kontierung. Das Team prüft per Ampel-Status, statt selbst zu tippen: Stellen Sie sich vor, von 100 Belegen laufen 90 Belege einfach so durch. Ganz ohne manuelles Zutun. Bei 10 Belegen fragt Ihr digitaler Mitarbeiter nach Rat und Ihre Antworten werden zur Regel. Sodass “Fin” die Aufgabe beim nächsten Mal alleine bewältigen kann. Bei der Krismer Robert Steuerberatung dauerte die Monatsbuchhaltung für einen übernommenen Mandanten früher 13 bis 15 Stunden. Mit Finmatics sind es maximal fünf, rund 65% Zeitersparnis.
3. Automatisierte Spezialfälle: Splitbuchungen & individuelle Kontenrahmen
Anzahlungs- und Schlussrechnungen, Kostenstellen, flexible Kontenrahmen oder individuelle Spezialkontenrahmen sind Fälle, an denen generische Automatisierung oft scheitert.
Der Vorteil mit Finmatics: Fin automatisiert Splitbuchungen, Baubranche und Kanzleiverbände und lernt bei Korrekturen im Trainingscenter laufend weiter. Bei AUDITA Steuerberatung & Wirtschaftsprüfung (BMD) summiert sich das auf rund 80 eingesparte Stunden pro Woche – die Kapazität von zwei Vollzeitkräften.
Für Steuerkanzleien mit DATEV: eine Ergänzung für Spezialfälle
Ein großer Teil der Finmatics-Steuerkanzleien arbeitet mit DATEV, das seit Jahrzehnten der Standard für die deutsche Buchhaltung ist. Mit dem Automatisierungsservice Rechnungen (ASR) und dem DATEV Copilot bringt DATEV bereits eigene Funktionen mit, die Standardbelege gut planbar automatisieren. Finmatics setzt ergänzend dazu an, etwa bei umfangreicheren Sammel-PDFs, Kassenbons mit gemischten Steuersätzen oder individuellem Training für einzelne Mandanten.
Der Belegeingang läuft dabei unverändert weiter: Mandanten reichen ihre Belege wie gewohnt ein, unter anderem auch über DATEV Unternehmen Online, von wo Finmatics sie bei Bedarf abholen und verarbeiten kann. Die fertigen Ergebnisse gehen anschließend wieder zurück an DATEV. Mehr zum Zusammenspiel beider Systeme beschreibt der Finmatics-Artikel DATEV intelligent erweitern: Der Leitfaden zur passenden KI-Lösung.
Belegeingang und Erlösseite: zwei Bausteine der automatisierten Buchhaltung
Für Steuerkanzleien mit E-Commerce-Mandanten ist die Belegverarbeitung nur ein Teil der Buchhaltung. Die andere Seite, Erlöse, Marktplatz-Gebühren und Zahlungsabgleich automatisiert pathway. Beide Bausteine lassen sich unabhängig voneinander einführen: Eine Lösung wie Finmatics für die automatisierte Belegverarbeitung, ergänzt um eine spezialisierte Automatisierung der Erlösseite, wo diese gebraucht wird. Alles integriert mit dem Hauptsystem, das sie bereits nutzen.
Fazit: Automatisierte Buchhaltung zahlt sich messbar aus
Wer als Steuerkanzlei nach mehr Kapazität für Beratung statt für Tipparbeit sucht, findet in der KI-Buchhaltung einen konkreten Hebel. Eine Lösung wie Finmatics bringt dabei:
- Zeitersparnis: Bis zu 70% weniger Aufwand in der Belegverarbeitung, in einzelnen Steuerkanzleien bis zu 80 Stunden pro Woche.
- Weniger Fehler: Über 99% Trefferquote bei der automatischen Belegtrennung.
- Skalierbarkeit ohne neues Personal: Mandantenvolumen wächst, ohne dass die Steuerkanzlei proportional mehr Kapazität aufbauen muss.
Wer Eingangsrechnungen in der Steuerkanzlei noch überwiegend manuell bearbeitet, findet bei Finmatics einen Einstiegspunkt für eine Demo.
