„Mit pathway haben wir die Grundlage, um unseren Charity-Shop professionell zu betreiben und zu skalieren und dadurch unsere Mission stärker nach vorne zu bringen.“
Anne Pannecke (Website & Digitales Marketing, UN Women Deutschland e.V.)
UN Women Deutschland e. V. ist ein gemeinnütziger Verein mit einer wichtigen Mission: Gleichstellung zu fördern und Frauen und Mädchen weltweit zu stärken.
Um diese Mission weiter zu verbreiten und einen niedrigschwelligen Zugang zu ermöglichen, baute der Verein 2025 einen eigenen Charity-Onlineshop auf. Ein digitales Projekt, das neue Prozesse in Fulfillment, Zahlung und Buchhaltung erforderte.
Im Interview sprechen Anne Pannecke (Website Management & digitales Marketing) und Volker Thiel (Fundraising) darüber, warum pathway für sie ein zentraler Baustein wurde, um den Shop effizient, automatisiert und zukunftsfähig zu betreiben, ohne das Finanzteam zusätzlich zu belasten.
Vom historisch gewachsenen Prozess zum eigenen Shop
pathway: Was war der Auslöser, überhaupt nach einer Lösung wie pathway zu suchen?
Anne: Wir haben letztes Jahr gemeinsam mit der Agentur Oskar Studio das große Projekt gestartet, einen Onlineshop aufzubauen. Dafür brauchten wir eine Lösung, um den Shop an unsere Buchhaltung anzubinden – und zwar so, dass unser bestehendes Finanzteam mit begrenzten Ressourcen nicht mit zusätzlichem manuellen Aufwand belastet wird.
Vorher lief der Verkauf historisch gewachsen über unser Fundraising-Tool. Das war für den Anfang okay, aber für einen professionellen Shop nicht mehr die richtige Struktur. Uns war wichtig, Spenden und Verkäufe sauber zu trennen und die Prozesse zu digitalisieren.
Volker: Viele verbinden „UN“ bei uns im Namen mit einer großen internationalen Organisation. UN Women Deutschland ist jedoch ein Nationalkomitee und ein gemeinnütziger Verein, der die Arbeit von UN Women in Deutschland unterstützt. Mit einem kleinen Team – viele in Teilzeit – arbeiten wir mit schlanken Strukturen. Deshalb war klar: Wir können nicht einfach ein großes Projektteam aufsetzen. Wir brauchen Prozesse, die funktionieren, ohne dass ständig jemand manuell eingreifen muss.
Warum Shopify + pathway die passende Lösung war
pathway: Wie seid ihr auf pathway aufmerksam geworden?
Anne: Wir haben am Anfang mit verschiedenen Agenturen gesprochen und uns auch andere Tools angeschaut. In diesen Gesprächen wurde pathway immer wieder als sehr flexible Lösung, um Buchhaltung anzubinden, genannt.
Relativ schnell hat sich gezeigt, dass pathway gut zu unserem Setup passt. Wir arbeiten mit Shopify, PayPal, perspektivisch Shopify Payments und Lexware in der Buchhaltung. Ausschlaggebend war, dass wir über Exporte unser bestehendes Tooling anbinden können.
Volker: Für uns war auch wichtig, dass wir nicht einfach nur einen Shop bauen, sondern die dahinterliegenden Abläufe sauber neu aufsetzen: Zahlungen, Fulfillment, Datenbank und Buchhaltung mussten sauber zusammenspielen.
Prozesse skalieren, ohne zusätzliche Belastung
pathway: Wann wurde euch im Projekt klar, dass ihr für den Shopify-Shop eine Lösung braucht, um ohne zusätzlichen manuellen Aufwand weiter skalieren zu können?
Anne: Vor allem durch unsere Equality Cap. Wir haben dafür eine Kampagne gestartet und gemerkt: Das Produkt und die Message kommen richtig gut an. Menschen, die uns vorher noch nicht kannten, sind über das Produkt auf uns aufmerksam geworden.
Gleichzeitig wurde klar: Wenn wir 200, 300 oder 500 Caps im Monat verkaufen, stoßen wir mit alten, sehr manuellen Prozessen schnell an Grenzen. Das Potenzial war da, aber wir konnten es mit dem bisherigen Setup nicht richtig ausschöpfen.
pathway: Was hat sich durch pathway für euch konkret verbessert?
Anne: Der größte Unterschied ist: Wir können wachsen, ohne dass der Aufwand in der Buchhaltung im Hintergrund „mitwächst“. Mit Shopify und pathway können wir außerdem viel mehr Optionen umsetzen, z. B. mehr Varianten anbieten oder perspektivisch zusätzliche Produkte ergänzen, ohne dass sofort Prozess-Chaos entsteht.
Zusätzlich ist es leichter, weitere Zahlungsanbieter aufzunehmen: PayPal läuft bereits, Shopify Payments ist bei uns als nächster Schritt geplant. Und weil die Basis steht, können wir diese Erweiterungen umsetzen, ohne dass unser Finanzteam mehr manuelle Arbeit hat.
„pathway sorgt dafür, dass unser Finanzteam einen wachsenden Shop ohne zusätzlichen manuellen Aufwand gut bewältigen kann.“
Der Gamechanger: Rechnungen & E-Rechnungen (automatisiert)
pathway: Welche pathway-Funktionen sind für euch besonders hilfreich?
Anne: Ein zentrales Feature ist die Rechnungserstellung und das Handling von E-Rechnungen. Das war eine wichtige Neuerung, die wir umsetzen mussten und die vorher deutlich händischer gewesen wäre.
Wichtig war auch eine Anforderung aus der Buchhaltung: Rechnungen sollen erst nach Lieferung erstellt werden. Das ließ sich mit pathway in Verbindung mit unserem Fulfillment-Dienstleister gut abbilden – und läuft jetzt automatisiert.
Volker: Ein weiterer wichtiger Baustein ist, dass pathway die Verbuchung auf Einzelpositionsebene übernimmt. Damit lassen sich Erlöskonten und Kostenstellen je Produkt sauber abbilden.
Onboarding mit vielen Fragen und enger Begleitung
pathway: Wie habt ihr den Wechsel und das Onboarding erlebt?
Anne: Für uns war das anfangs durchaus komplex, weil wir nicht aus der Buchhaltung kommen. Gleichzeitig war es ein neues Projekt, wir konnten also frisch starten und mussten keine alten Daten migrieren.
Wir haben viel getestet, viele Exporte geprüft und eng mit unserer Finanzabteilung und dem pathway Support zusammengearbeitet. Besonders Dominik hat uns super unterstützt: viele Abstimmungen, schnelle Rückmeldungen, und wir haben uns gut aufgehoben gefühlt.
Volker: Das kann ich nur bestätigen. Wir hatten viele Fragen, teilweise kurzfristige Termine und auch Meetings, die bei uns länger gedauert haben als geplant. Die Geduld und die Unterstützung waren für uns entscheidend.
Fazit
Mit pathway hat UN Women Deutschland die Grundlage geschaffen, den Shopify-Shop professionell zu betreiben und buchhaltungsnahe Prozesse zu automatisieren. So lassen sich Bestellungen und Finanzprozesse zuverlässig abwickeln, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand im Hintergrund. Gleichzeitig bleibt mehr Raum für das, worauf es UN Women Deutschland ankommt: Gleichstellung sichtbar zu machen und Frauen und Mädchen weltweit zu stärken.
