Wie Steuerberater Ferenc Kuropka seine E-Commerce-Kanzlei von Anfang an automatisiert
Wer E-Commerce-Mandanten betreut, kennt das Problem: Die eigentliche Buchhaltung ist häufig nicht die größte Herausforderung. Der Aufwand entsteht dort, wo Shop-Systeme, Zahlungsdienstleister und Bankbewegungen sauber zusammengeführt werden müssen. Genau diese Erfahrung hat Steuerberater Ferenc Kuropka bereits vor der Gründung seiner eigenen Kanzlei gemacht.
Als er im September 2024 die Steuerkanzlei Kuropka gründete, stand deshalb eine Sache von Anfang an fest: Die Kanzlei sollte digital arbeiten und Prozesse möglichst automatisiert abbilden – damit mehr Zeit für die steuerliche Beratung bleibt.
Im Interview erzählt er, warum er sich bewusst auf E-Commerce spezialisiert hat, welche Herausforderungen ihn bei der Kanzleigründung beschäftigt haben und warum er sich von Anfang an für Pathway als zentrale Lösung im Bereich der E-Commerce-Buchhaltung entschieden hat.
Eine junge Kanzlei mit klarem Fokus auf E-Commerce
pathway: Ferenc, erzähl uns kurz, wer ihr seid und was ihr macht.
Ferenc Kuropka: Wir sind die Steuerkanzlei Kuropka – eine noch junge Kanzlei. Gegründet habe ich sie im September 2024 und unser Team besteht aus mir als Steuerberater und meinem Mitarbeiter Yannic.
Von Anfang an war für mich klar, dass ich keine klassische Steuerkanzlei mit Aktenordnern und starren Prozessen aufbauen möchte. Ich wollte eine Kanzlei gründen, die digital arbeitet und nah an ihren Mandanten ist. Steuerberatung darf aus meiner Sicht auch unkompliziert und locker sein.
Unser Schwerpunkt liegt ganz klar im E-Commerce. Gleichzeitig macht uns aus, dass wir Prozesse sehr gut verstehen und Spaß daran haben, Daten sinnvoll zu verarbeiten und zu automatisieren. Genau dort entsteht aus meiner Sicht der größte Mehrwert – für uns und für unsere Mandanten.
pathway: Welche Art von Mandanten betreut ihr?
Ferenc Kuropka: Rund 80 % unserer Mandanten kommen aus dem E-Commerce. Mich hat das Thema schon immer gereizt, weil Onlinehändler mit vielen unterschiedlichen Systemen arbeiten. Shopify, Amazon, Zahlungsdienstleister, verschiedene Marktplätze – all diese Daten müssen am Ende in einer sauberen Buchhaltung zusammenlaufen. Genau diese Prozesse spannend und gleichzeitig anspruchsvoll zu gestalten, macht für mich den Reiz aus.
Die übrigen Mandanten kommen aus eher klassischen Bereichen, aber unser Herz schlägt definitiv für den E-Commerce.
Der Zahlungsabgleich als größte Herausforderung
pathway: Wie liefen eure Prozesse, bevor du mit pathway gearbeitet hast?
Ferenc Kuropka: In meiner eigenen Kanzlei arbeite ich von Beginn an mit pathway. Die Erfahrungen mit den klassischen Prozessen stammen deshalb noch aus meiner vorherigen Tätigkeit.
Damals wurden Shop-Daten häufig per CSV exportiert und anschließend in DATEV verarbeitet. Das funktionierte grundsätzlich, war aber mit viel manueller Abstimmung verbunden. Vor allem dann, wenn mehrere Zahlungsdienstleister oder verschiedene Verkaufskanäle zusammenkamen, wurde es schnell unübersichtlich.
Gerade bei E-Commerce-Mandanten wurde schnell klar, dass dafür eine vernünftige technische Lösung benötigt wird. Als ich meine eigene Kanzlei gegründet habe, wollte ich dieses Problem von Anfang an anders lösen.
pathway: Welche konkreten operativen Herausforderungen hattet ihr dabei?
Ferenc Kuropka: Das größte Problem war der Zahlungsabgleich. Die eigentlichen Buchungen waren meistens gar nicht das Thema. Schwierig wurde es immer dann, wenn Zahlungsdienstleister, Shop-Umsätze und Bankbewegungen sauber zusammengeführt werden mussten.
Dadurch entstanden regelmäßig Abstimmungsaufwände und Rückfragen, die viel Zeit gekostet haben.
Wie pathway ins Spiel kam
pathway: Wie bist du auf pathway gekommen und was hat den Ausschlag gegeben?
Ferenc Kuropka: Auf pathway bin ich tatsächlich über ein YouTube-Video aufmerksam geworden. Ich habe mich danach etwas intensiver damit beschäftigt und gedacht: Das könnte genau die Lösung für das Problem sein.
Ich probiere neue Software grundsätzlich lieber selbst aus, bevor ich lange darüber diskutiere – entweder sie funktioniert im Alltag oder eben nicht. Als kleine Kanzlei haben wir den Vorteil, dass wir neue Lösungen schnell testen können, ohne erst durch mehrere Entscheidungsebenen zu müssen. Genau das habe ich damals gemacht und relativ schnell gemerkt, dass pathway für unsere Arbeitsweise richtig gut passt.
Automatisierter Ablauf von Shopify bis DATEV
pathway: Wie hat pathway eure Prozesse konkret verbessert?
Ferenc Kuropka: Für uns ist der größte Unterschied der automatisierte Ablauf. Sobald die Einrichtung erfolgt ist, werden die Shopify-Daten und die Zahlungsinformationen automatisch verarbeitet. Über den Buchungsdatenservice landen die Buchungsstapel direkt in DATEV.
Wenn zusätzlich der Rechnungsprinter genutzt wird, sind auch die Belege direkt mit den Buchungen verknüpft. Dadurch greifen alle Bausteine sauber ineinander.
Der große Vorteil ist für uns, dass wir uns heute kaum noch Gedanken darüber machen müssen, wie die Umsätze ins System kommen. Stattdessen können wir uns darauf konzentrieren, die Ergebnisse fachlich zu prüfen und unsere Mandanten zu beraten. Genau darin liegt schließlich unsere eigentliche Kompetenz als Steuerberater.
pathway: Wie habt ihr das Onboarding mit pathway empfunden?
Ferenc Kuropka: Natürlich mussten wir uns zunächst mit den Abläufen vertraut machen, aber das Onboarding war wirklich angenehm. Damals wurden wir von Ricardo begleitet und hatten jederzeit das Gefühl, dass wir bei Fragen schnell Unterstützung bekommen.
Gerade am Anfang haben wir das auch häufiger genutzt. Mittlerweile brauchen wir kaum noch Hilfe, aber es ist gut zu wissen, dass jederzeit jemand erreichbar ist. Auch die offenen Sprechstunden nutzen unsere Mandanten gelegentlich noch – das funktioniert unkompliziert und ohne großen Aufwand.
Weniger manuelle Arbeit, mehr Zeit für die steuerliche Arbeit
pathway: Wie hat sich euer Arbeitsalltag durch pathway verändert?
Ferenc Kuropka: Der größte Unterschied ist, dass wir deutlich weniger manuell arbeiten müssen. Bei unseren Shopify-Mandanten kümmern wir uns heute hauptsächlich noch um die Eingangsrechnungen und die Bankbuchungen.
Die Umsatzerlöse und der Zahlungsabgleich laufen bereits automatisiert ins System. Unsere Aufgabe besteht heute eher darin, die Ergebnisse zu kontrollieren und sicherzustellen, dass alles stimmt. Das spart Zeit und gibt uns die Möglichkeit, uns stärker auf die eigentliche steuerliche Arbeit zu konzentrieren.
Digitale Zusammenarbeit, die im Hintergrund funktioniert
pathway: Wie sieht der Austausch mit euren Mandanten heute aus?
Ferenc Kuropka: Ich glaube ehrlich gesagt, dass viele Mandanten gar nicht jedes technische Detail kennen müssen. Sie möchten vor allem, dass ihre Buchhaltung zuverlässig funktioniert und sie sich möglichst wenig Gedanken um den Datenaustausch machen müssen.
Dafür setzen wir auf digitale Prozesse. Mit DATEV Unternehmen online, MyDATEV Kommunikation und Pathway greifen die verschiedenen Systeme ineinander, sodass Belege, Buchungsdaten und Informationen dort ankommen, wo sie benötigt werden.
Mit pathway werden die Shop-Daten automatisiert verarbeitet, und mit dem Rechnungsprinter sind auch die Belege direkt verknüpft. Das sorgt dafür, dass die Buchhaltung im Hintergrund sauber läuft. Für unsere Mandanten bedeutet das vor allem eines: weniger Rückfragen und ein deutlich reibungsloserer Ablauf im Alltag.
Fazit
Ferenc Kuropka hat seine Kanzlei von Anfang an so aufgebaut, dass E-Commerce-Buchhaltung nicht zum Abstimmungsmarathon wird. Statt Shop-Daten manuell über CSV-Exporte zusammenzuführen, laufen Shopify-Umsätze und Zahlungsinformationen mit pathway automatisiert in DATEV zusammen – inklusive verknüpfter Belege über den Rechnungsprinter.
Das Ergebnis: weniger manuelle Abstimmung, weniger Rückfragen und mehr Zeit für die eigentliche steuerliche Arbeit. Oder, wie Ferenc es zusammenfasst: „Ich mag Lösungen, die im Alltag einfach funktionieren – und genau deshalb arbeiten wir heute mit pathway.“
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