Du verkaufst über Shopify, Stripe oder Chargebee. Deine Kunden zahlen mit PayPal, Klarna oder Stripe Billing. Doch wenn es um die Buchhaltung geht, beginnt der manuelle Aufwand: Belege exportieren, hochladen, prüfen – und hoffen, dass nichts vergessen wird.
Genau hier setzt der DATEV Belegtransfer an. Das Tool soll den Belegimport vereinfachen, indem es Dokumente automatisch von deinem PC nach DATEV Unternehmen online überträgt. In diesem Beitrag erhältst du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung des DATEV Belegtransfers, erfährst, wie er funktioniert – und warum er für dynamische Geschäftsmodelle wie E-Commerce und SaaS oft nicht ausreicht. Außerdem zeigen wir dir, wie du mit pathway deine Belege komplett automatisch in DATEV verbuchen kannst – ohne manuellen Upload, ohne Fehler und 100 % cloudbasiert.
Wie lassen sich Belege in DATEV importieren? Alle Optionen im Überblick
Wenn es darum geht, Belege in DATEV zu importieren, stehen dir verschiedene Wege offen. Am häufigsten werden Belege manuell hochgeladen – entweder direkt in DATEV Unternehmen online oder über den DATEV Arbeitsplatz.
Etwas bequemer ist die sogenannte DATEV Upload Mail: Hierbei können Belege einfach an eine spezielle E-Mail-Adresse gesendet werden, von wo sie automatisch in DATEV landen. Auch der Import über XML- oder CSV-Dateien ist möglich, setzt jedoch voraus, dass die Daten im richtigen DATEV-Format vorliegen, was oft technische Kenntnisse erfordert.
Neben diesen Varianten bietet DATEV auch den Belegtransfer an, ein Tool, das häufig in der Praxis verwendet wird, um Daten an das Rechnungswesen zu übergeben. An dieser Stelle lohnt es sich, einen genaueren Blick darauf zu werfen.
Was ist der DATEV Belegtransfer?
Der DATEV Belegtransfer ist ein Tool, mit dem Daten an DATEV-Rechnungswesen übergeben werden können. Klingt erst einmal sehr praktisch, in der Praxis hat sich allerdings gezeigt, dass er für dynamische Geschäftsmodelle, mit hunderten oder tausenden Transaktionen pro Monat zu starr ist. Damit ist er insbesondere für E-Commerce und SaaS Unternehmen nicht praktikabel, denn:
❌ es gibt keinen direkten Datentransfer aus Shopsystemen (z. B. Shopify, WooCommerce)
❌ Zahlungen, Rückerstattungen oder Gebühren werden nicht automatisch verbucht
❌ der manuelle Aufwand ist extrem hoch und auch fehleranfällig
❌ das System ist nicht cloudbasiert, damit hat dein Steuerberater keinen Echtzeitzugriff auf die Daten
Wie funktioniert der DATEV Belegtransfer?
In der klassischen Anwendung funktioniert der DATEV Belegtransfer so, dass Belege zunächst aus deinem Shop oder Abrechnungssystem exportiert werden, meist als PDF oder XML-Datei. Diese Dateien müssen lokal gespeichert und anschließend in den Belegtransfer hochgeladen werden. Von dort aus werden sie an DATEV Rechnungswesen oder Unternehmen online übertragen, wo dein Steuerberater sie abrufen kann. Der Prozess ist also rein auf den Transport der Belege ausgelegt, eine automatische Verknüpfung mit Zahlungen, Gebühren oder Retouren findet nicht statt. Für kleine Unternehmen mit wenigen Belegen mag das ausreichen, für E-Commerce- oder SaaS-Businesses mit hohen Transaktionsvolumen bedeutet es jedoch enormen manuellen Aufwand.
Damit du einschätzen kannst, wie der Prozess funktioniert, hier eine kurze Anleitung:
DATEV Belegtransfer einrichten – Schritt für Schritt
- DATEV Belegtransfer installieren
Lade den Belegtransfer von der offiziellen DATEV-Webseite herunter und installiere ihn auf deinem Windows-PC. - Verzeichnisse anlegen
Nach der Installation öffnest du das Programm und wählst „Verzeichnisse hinzufügen“. Hier bestimmst du, aus welchen Ordnern Belege später hochgeladen werden. - Unternehmen & Belegtypen auswählen
Melde dich am DATEV-Rechenzentrum an und wähle, für welche Mandanten und Belegarten Ordner erstellt werden sollen. - Belege hochladen
Lege deine Rechnungen oder Belegbilder in die entsprechenden Ordner und starte den Upload mit einem Klick im DATEV Belegtransfer. - Import prüfen
In DATEV Unternehmen online erscheinen die hochgeladenen Belege automatisch. Über das Importprotokoll kannst du kontrollieren, ob alles korrekt verarbeitet wurde.
Damit hast du die Grundfunktionen des DATEV Belegtransfers eingerichtet. Für klassische Unternehmen mit wenigen Belegen funktioniert das recht gut – für E-Commerce- oder SaaS-Firmen mit hunderten oder tausenden Transaktionen pro Monat bedeutet es allerdings enormen manuellen Aufwand. Genau hier stößt der DATEV Belegtransfer an seine Grenzen.
Typische Fehler beim DATEV Belegtransfer
In der Praxis treten beim Einsatz des DATEV Belegtransfers immer wieder Probleme auf. Häufig scheitert der Upload daran, dass Verzeichnisse nicht korrekt angelegt wurden oder die XML-Schnittstelle nicht aktiviert ist. Auch beim gleichzeitigen Hochladen von ZIP- und CSV-Dateien kommt es oft zu Fehlermeldungen. Diese manuelle Fehleranfälligkeit macht den Prozess besonders im E-Commerce mit vielen Belegen unzuverlässig und zeitaufwendig.
Wie löst pathway dieses Problem?
Mit pathway brauchst du keinen separaten Belegtransfer mehr. Wir verbinden deinen Onlineshop und deine Zahlungsanbieter direkt mit DATEV über den DATEV Buchungsdatenservice. Dadurch entfällt nicht nur der manuelle Upload, sondern auch die mühsame Nachbearbeitung von Belegen.
Der Prozess läuft dabei vollautomatisch: pathway importiert Rechnungen, Zahlungen, Rückerstattungen und Gebühren direkt aus deinen Systemen. Diese Daten werden mit den passenden Belegen verknüpft, in standardisierte DATEV-Formate überführt und anschließend über den Buchungsdatenservice direkt ins DATEV Rechnungswesen übergeben.
Das bedeutet:
✅ Automatischer Import von Rechnungen, Zahlungen, Rückerstattungen und Gebühren
✅ Automatisierte Verknüpfung von Belegen und Buchungssätzen – direkt an DATEV übermittelt (für Shopify, Stripe und Chargebee)
✅ Standardisierte DATEV-Exporte für deinen Steuerberater
✅ Cloudbasiert & in Echtzeit – kein Hochladen, kein Nachhaken
✅ Prüfungssicher & GoBD-konform
Kurz gesagt: pathway hebt deine Buchhaltung auf das nächste Level.
Deine Vorteile als Unternehmer
⏱️ Zeitersparnis: keine manuellen Exporte oder Uploads mehr
🛡️ Sicherheit: alle Daten korrekt & vollständig im DATEV-System
🚀 Skalierbarkeit: egal ob 500 oder 200.000 Bestellungen – pathway wächst mit
🤝 Bessere Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater durch saubere Daten
DATEV Belegtransfer vs. pathway im Vergleich
Praxisbeispiel des DATEV Buchungsdatenservice in der Steuerberatung
Wie die Automatisierung mit pathway in der Praxis funktioniert, zeigt unsere Case Study mit Ge-Ko Solutions.
Darin erfährst du, wie Steuerberater:innen mit pathway E-Commerce-Mandanten effizient betreuen ohne den klassischen DATEV Belegtransfer, dafür mit vollautomatisierter Datenaufbereitung.
DATEV Belege automatisch buchen mit pathway
Der DATEV Belegtransfer war ein wichtiger Schritt in die digitale Buchhaltung, aber mit E-Commerce oder SaaS kommt er schnell an seine Grenzen. Mit pathway wird deine Buchhaltung so digital wie dein Business.
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Häufige Fragen zum DATEV Belegtransfer
Was ist der Unterschied zwischen dem Belegtransfer und dem DATEV Buchungsdatenservice?
Der DATEV Belegtransfer ist in erster Linie ein Transportmittel. Er überträgt Belege wie PDFs oder XML-Dateien an DATEV, ohne diese automatisch zu verbuchen. Der DATEV Buchungsdatenservice geht deutlich weiter: Hier werden nicht nur Belege, sondern auch die zugehörigen Buchungssätze an DATEV Rechnungswesen übergeben. Das bedeutet, dass Zahlungen, Gebühren und Retouren bereits im System berücksichtigt werden. Für E-Commerce-Unternehmen ist das ein entscheidender Vorteil, da die Buchhaltung dadurch wesentlich effizienter und fehlerfreier wird.
Mit pathway wird dieser Prozess jedoch noch einfacher und vollständig automatisiert. pathway verbindet deinen Onlineshop und deine Zahlungsanbieter direkt mit DATEV und sorgt dafür, dass Rechnungen, Zahlungen, Rückerstattungen und Gebühren automatisch eingelesen, korrekt zugeordnet und über den Buchungsdatenservice direkt in DATEV verbucht werden. So entfällt nicht nur der manuelle Upload von Belegen, sondern auch die nachträgliche Bearbeitung durch dich oder deinen Steuerberater.
Kann ich Belege bei DATEV per Mail hochladen?
Ja, mit der DATEV Upload E-Mail lassen sich Belege per E-Mail an ein spezielles Postfach schicken. Sie erscheinen dann automatisch im System. Allerdings handelt es sich auch hier lediglich um einen Transportmechanismus – die Verbuchung erfolgt nicht automatisch. pathway geht hier einen entscheidenden Schritt weiter: Die Belege werden nicht nur eingespielt, sondern auch automatisch verarbeitet, zugeordnet und korrekt in DATEV verbucht.
Wie richte ich den DATEV Belegtransfer ein?
Um den DATEV Belegtransfer einzurichten, installierst du zunächst das Programm von der offiziellen DATEV-Webseite. Danach legst du im Tool Verzeichnisse an, meldest dich am DATEV-Rechenzentrum an und wählst die passenden Mandanten sowie Belegtypen aus. Anschließend kannst du Belege in die entsprechenden Ordner legen, hochladen und den Import in DATEV Unternehmen online über das Protokoll prüfen.
Wie werden die Belege mit pathway in DATEV automatisch gebucht?
Der Prozess läuft vollständig im Hintergrund. pathway liest Rechnungen, Zahlungen, Rückerstattungen und Gebühren direkt aus deinem Onlineshop oder deinem Zahlungsanbieter aus. Anschließend werden diese Informationen mit den passenden Belegen verknüpft und über den DATEV Buchungsdatenservice ins DATEV Rechnungswesen übertragen. Das Ergebnis ist eine fehlerfreie, prüfungssichere und GoBD-konforme Buchhaltung, die in Echtzeit verfügbar ist – ohne manuellen Aufwand und ohne zusätzliche Tools.
