Dropshipping ist ein richtig großes Thema im Onlinehandel – und eine der größten Herausforderungen für Steuerberater:innen. Während die steuerlichen Fallstricke bereits komplex genug sind, kommt noch eine praktische Frage hinzu: Wie bekomme ich hunderte Bestellungen aus Shopify sauber in DATEV Rechnungswesen verarbeitet?
Genau das erklärt DATEV-Experte Andreas Hausmann in seinem YouTube Video – und zeigt, wie pathway die Buchhaltung eines Dropshippers vollautomatisch in DATEV überführt.
Was ist Dropshipping eigentlich?
Bevor wir in die Automatisierung einsteigen, kurz zur Begriffserklärung:
Beim Dropshipping (oder deutsch: Streckengeschäft bzw. Reihengeschäft) verkaufst du Produkte, die du selbst nicht auf Lager hast.
So funktioniert der Ablauf:
- Ein Kunde bestellt in deinem Onlineshop (z.B. auf Shopify)
- Du leitest die Bestellung direkt an deinen Lieferanten (oft ein Großhändler oder Hersteller) weiter
- Der Lieferant verschickt die Ware direkt an deinen Endkunden – ohne dass die Ware durch dein Lager geht
Viele Dropshipper nutzen Plattformen wie AliExpress, um Produkte direkt aus China zu beziehen. Mit Shopify-Apps lässt sich dieser Prozess sogar vollständig automatisieren: Sobald jemand bei dir bestellt, wird die Order automatisch bei AliExpress aufgegeben und die Kontaktdaten werden an den chinesischen Händler übermittelt.
Das klingt nach einem perfekten Geschäftsmodell – kein Lager, kein Versand, kein Risiko. Doch genau hier beginnt das Problem für die Buchhaltung.
Die steuerliche Herausforderung beim Dropshipping
Wie Andreas Hausmann betont: "Spätestens an der Stelle denkst du dir für deine Buchhaltung: Okay, das ergibt lustige Steuersachverhalte."
Und er hat recht. Beim Dropshipping musst du als Steuerberater:in eine ganze Reihe von Fragen klären:
✅ Wer ist der Kunde? Privatperson oder Unternehmen?
✅ Wo sitzt der Kunde? Deutschland, EU-Ausland, Drittland?
✅ Was für eine Ware wird verschickt? Welcher Steuersatz gilt?
✅ Woher wird die Ware verschickt? Deutschland, EU, China?
✅ Wer veranlasst den Transport? Händler oder Lieferant?
Je nachdem, wie diese Fragen beantwortet werden, ergeben sich völlig unterschiedliche Steuersachverhalte: OSS, IOSS, Reihengeschäft, innergemeinschaftliche Lieferung oder normale Inlandslieferung.
💡 Tipp: Die steuerlichen Details haben wir bereits ausführlich in unserem Artikel Dropshipping Steuern: Das unterschätzte Risiko für Online-Händler erklärt. Dort erfährst du alles zu OSS, IOSS und den häufigsten Steuerfehlern.
In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die praktische Umsetzung in DATEV – also wie du die Buchhaltung automatisierst, sobald die Steuersachverhalte geklärt sind.
Das Problem: Hunderte Bestellungen manuell buchen?
Ein Dropshipping-Mandat bringt schnell mehrere hundert Bestellungen pro Monat mit sich. Jede einzelne Transaktion enthält:
- Unterschiedliche Steuersätze je Lieferland
- Rabatte, Gutscheine und Versandkosten
- Refunds und Teilerstattungen
- Verschiedene Zahlungsanbieter mit eigenen Gebührenlogiken
Wichtig ist dabei:
Bevor du überhaupt Zahlungsanbieter abstimmen kannst, müssen zunächst die Erlöse und Refunds korrekt gebucht werden – inklusive steuerlicher Aufteilung.
Erst danach folgt die Zahlungsseite mit Abgleich und Gebührenverarbeitung.
Die manuelle Buchung wäre ein Albtraum!
- Umsätze je Land und Steuersatz einzeln aufteilen
- Refunds separat als Erlöskorrektur erfassen
- CSVs von jedem Zahlungsanbieter exportieren
- Bestellungen mit Zahlungen manuell abgleichen
- Gebühren herausrechnen
- Buchungssätze manuell in DATEV erfassen
Wie Andreas Hausmann sagt:
Wenn ich jetzt mehrere hundert Bestellungen im Shop habe, möchte ich das Ganze nicht unbedingt manuell buchen.“
Genau hier kommt pathway ins Spiel.
pathway automatisiert zuerst die Buchung von Erlösen und Refunds und übernimmt anschließend den automatisierten Abgleich mit den Zahlungsströmen inklusive Gebühren.
So entstehen konsistente, prüfbare Buchungssätze ohne CSV-Chaos und manuelle Zusammenführung.
Die Lösung: pathway automatisiert Dropshipping für DATEV
pathway ist eine Software-Lösung, die speziell für die Automatisierung von E-Commerce-Buchhaltung in DATEV entwickelt wurde.
So funktioniert pathway für Dropshipping:
1. Shop-Anbindung
pathway bindet deinen Shopify Store (oder andere E-Commerce-Plattformen wie WooCommerce, Amazon, etc.) direkt an.
Dabei werden alle relevanten Daten automatisch abgerufen:
- Bestelldaten (Produkte, Mengen, Preise)
- Kundeninformationen (Standort, USt-ID)
- Zahlungsinformationen (Zahlungsanbieter, Gebühren, Status, sowie Fremdwährungen, egal ob USD, EUR, CHF, usw.)
- Versandinformationen (woher die Ware kommt)
2. Intelligente Regelwerke
In pathway legst du einmalig Buchungsregeln an, die alle steuerlichen Bedingungen berücksichtigen:
- Wer ist der Kunde? (B2B vs. B2C)
- Wo sitzt der Kunde? (Deutschland, EU, Drittland)
- Welcher Steuersatz gilt? (19%, 7%, OSS, IOSS)
- Woher kommt die Ware? (Deutschland, EU-Ausland, China)
- Wer befördert die Ware? (Händler oder Lieferant)
Basierend auf diesen Regeln ermittelt pathway automatisch das richtige DATEV-Konto und den richtigen Steuerschlüssel.
3. Zahlungsabgleich
pathway gleicht alle Zahlungen automatisch mit den Bestellungen ab – egal ob PayPal, Stripe, Klarna oder andere Anbieter.
Dabei werden automatisch berücksichtigt:
- Zahlungsgebühren
- Refunds und Teilerstattungen
- Fremdwährungsumrechnungen
- Versandkosten und Rabatte
4. DATEV-Export
Am Ende des Prozesses erstellt pathway fertige DATEV-Buchungssätze, die du direkt ins DATEV Rechnungswesen importieren kannst.
Wie Andreas Hausmann erklärt:
pathway solutions automatisiert diese ganzen Daten aus Shopify, macht dir DATEV-Buchungssätze daraus und stellt sie ins DATEV Rechenzentrum ein. Von dort musst du sie nur noch herunterladen und in deine Buchhaltung importieren.
Das Ergebnis:
✅ GoBD-konforme Buchhaltung
✅ Korrekte Steuerzuordnung (OSS, IOSS, etc.)
✅ Vollständiger Zahlungsabgleich
✅ Keine manuelle Nacharbeit
Praxis-Beispiel: Dropshipping aus China mit Shopify
Stell dir folgenden Fall vor:
Ausgangslage:
- Du betreibst einen Shopify-Shop in Deutschland
- Deine Produkte werden über AliExpress direkt aus China verschickt
- Du verkaufst an Kunden in Deutschland, Frankreich, Spanien und Italien
- Du wickelst Zahlungen über PayPal, Stripe und Klarna ab
Ohne pathway:
❌ Export der Shopify-Bestellungen als CSV
❌ Export der PayPal-, Stripe- und Klarna-Transaktionen als separate CSVs
❌ Manueller Abgleich: Welche Zahlung gehört zu welcher Bestellung?
❌ Manuelle Zuordnung: Welcher Steuersatz gilt für welches Land?
❌ Manuelle Prüfung: Ist IOSS anwendbar oder nicht?
❌ Manuelle Erfassung in DATEV
❌ Aufwand: mehrere Stunden pro Woche
Mit pathway:
🚀 pathway zieht alle Daten automatisch aus Shopify
🚀 pathway gleicht Zahlungen automatisch ab
🚀 pathway erkennt automatisch, ob IOSS gilt (Warenwert bis 150 €)
🚀 pathway ordnet automatisch die richtigen DATEV-Konten und Steuerschlüssel zu
🚀 pathway erstellt den fertigen DATEV-Export
🚀 Aufwand: wenige Minuten pro Woche (nur noch Kontrolle und Import)
Was bleibt für dich als Steuerberater:in zu tun?
Wie Andreas Hausmann betont: Auch mit Automatisierung bleibt deine Expertise unverzichtbar.
Deine Aufgaben:
- Steuersachverhalte ermitteln: Vor der Einrichtung musst du klären, welche steuerlichen Regeln gelten
- Systeme pflegen: Steuersätze müssen z.B. in Shopify korrekt hinterlegt sein, damit pathway sie korrekt verarbeiten kann
- Regeln anpassen: Falls neue Kundenkreise oder Sachverhalte dazukommen, müssen die Buchungsregeln in pathway angepasst werden. Hier unterstützt dich auch gern unser Customer Support Team. Buche dir einfach einen Termin:
- Meeting Link
- Überwachung: Die laufende Buchhaltung sollte regelmäßig kontrolliert werden
Wie Andreas sagt:
Wichtig ist nur, dass du vorher die Steuersachverhalte vernünftig ermittelst und am Schirm hast, was da wirklich passiert. Dann kannst du es mit pathway Solutions super automatisieren."
Fazit: Dropshipping-Buchhaltung kinderleicht automatisiert
Dropshipping ist steuerlich komplex – aber mit der richtigen Automatisierung wird die Buchhaltung zum Kinderspiel.
Der Schlüssel liegt in drei Schritten:
- Steuersachverhalte klären (siehe unseren Steuer-Guide)
- Buchungsregeln in pathway einrichten (einmalig)
- Automatisierung laufen lassen (und nur noch kontrollieren)
Wie Andreas Hausmann abschließend sagt:
Und so kriegst du auch eine Dropshipping-Buchhaltung kinderleicht automatisiert."
👉 Buche jetzt deine Demo mit pathway und lass dir zeigen, wie wir deine Dropshipping-Buchhaltung in DATEV automatisieren können.
Über Andreas Hausmann:
Andreas Hausmann ist DATEV-Experte und macht Prozesse in DATEV einfach und prüfungssicher. Auf seinem YouTube-Kanal teilt er regelmäßig praktische Tipps für Steuerberater:innen.
📺 Das vollständige Video: Was ist Drop-Shipping und wie automatisiere ich es in DATEV?
Dropshipping in DATEV automatisieren
Ja, pathway unterstützt neben Shopify auch WooCommerce, Amazon und TikTok Shop auch viele weitere E-Commerce Plattformen und Marktplätze
pathway kann Länder-spezifische Regeln automatisch anwenden. Du legst einmalig fest, welche Steuersätze für welche Länder gelten, und pathway wendet sie dann automatisch auf alle Bestellungen an.
pathway verbindet sich direkt mit deinen Zahlungsanbietern (PayPal, Stripe, Klarna, Mollie, etc.) und gleicht die Transaktionen automatisch mit den Shopify-Bestellungen ab – inklusive Gebühren, Refunds und Fremdwährungen.
Ja, pathway erkennt anhand der Bestelldaten automatisch, ob OSS oder IOSS anzuwenden ist, und ordnet die Buchungen entsprechend zu.
Nein. pathway automatisiert die technische Buchungslogik, aber dein Steuerberater bleibt unverzichtbar für die steuerliche Beratung, die Ermittlung der Steuersachverhalte und die Überwachung der Buchhaltung.
Die Preise richten sich nach deinem Transaktionsvolumen. Buche eine Demo, um ein individuelles Angebot zu erhalten.
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