Mit wachsenden E-Commerce-Mandaten wächst auch die Datenmenge, die eine Kanzlei zuverlässig verarbeiten muss: Shopsysteme, Marktplätze, Zahlungsdienstleister und internationale Warenströme müssen am Ende in einer sauberen Buchhaltung zusammenlaufen. GKRW – eine mittelständische Steuerberatungsgesellschaft mit Standorten in Neu-Isenburg, Hanau und Kelkheim – hat diese Entwicklung früh erkannt und E-Commerce zu einem eigenen Leistungsbereich ausgebaut.
Im Interview erzählt Lenka Urmann, wie aus einem einzelnen Chargebee-Mandanten im Jahr 2021 eine langjährige Zusammenarbeit mit pathway wurde, welche operativen Themen dahinter standen und warum standardisierte Prozesse für eine wachsende Kanzlei mehr sind als eine reine Effizienzfrage.
Mittelstand, digitale Geschäftsmodelle und ein eigener Bereich für E-Commerce
pathway: Lenka, erzähl uns kurz, wer ihr seid und was ihr macht.
Lenka Urmann: GKRW ist eine mittelständische Steuerberatungsgesellschaft mit Standorten in Neu-Isenburg, Hanau und Kelkheim. Wir betreuen Unternehmen in allen steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen.
Besonders stark sind wir in der Beratung mittelständischer Unternehmen und digitaler Geschäftsmodelle. Mit unserem spezialisierten Leistungsbereich E-Commerce unterstützen wir Onlinehändler dabei, ihre steuerlichen und buchhalterischen Prozesse effizient und zukunftssicher aufzustellen.
Unser Anspruch ist eine ganzheitliche, kompetente und praxisnahe Beratung. Dabei verbinden wir persönliche Betreuung mit modernen digitalen Prozessen und der Expertise eines hochqualifizierten Teams aus Steuerberatern und Fachkräften.
pathway: Welche Art von Mandanten betreut ihr?
Lenka Urmann: Unser Mandantenstamm ist breit aufgestellt und reicht von mittelständischen Unternehmen über internationale Unternehmensgruppen bis hin zu Kapitalanlegern, Immobilienbesitzern, Stiftungen und Privatpersonen.
E-Commerce-Mandanten gehören bereits seit Jahren zu unserer Kernzielgruppe. Wir betreuen Onlinehändler verschiedenster Größenordnungen und kennen die speziellen Anforderungen von Marktplätzen, Shopsystemen, Zahlungsdienstleistern und internationalen Warenströmen. Dadurch verfügen wir über umfangreiche Erfahrung sowohl in klassischen Branchen als auch in digitalen Geschäftsmodellen.
Wo der Abstimmungsaufwand mit dem Wachstum zunahm
pathway: Wie liefen eure Prozesse, bevor ihr mit pathway gearbeitet habt?
Lenka Urmann: Vor pathway mussten E-Commerce-Daten häufig aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt und manuell aufbereitet werden.
Gerade bei Mandanten mit mehreren Verkaufskanälen, Zahlungsanbietern oder internationalen Transaktionen war der Abstimmungsaufwand hoch. Die Datenqualität war dabei immer gewährleistet – sie erforderte allerdings einen erheblichen personellen Einsatz.
Mit dem Wachstum der E-Commerce-Mandate wurde deutlich, dass wir für eine langfristig skalierbare Betreuung stärker automatisierte und standardisierte Prozesse benötigen.
pathway: Welche konkreten operativen Herausforderungen hattet ihr dabei?
Lenka Urmann: Vor allem fünf Punkte haben uns beschäftigt:
- Hoher Aufwand bei der Zusammenführung von Daten aus Shopsystemen, Marktplätzen und Zahlungsanbietern
- Zeitintensive manuelle Abstimmungsarbeiten
- Unterschiedliche Datenstrukturen je nach Plattform und Mandant
- Erhöhter Prüfungs- und Kontrollaufwand zur Sicherstellung korrekter Buchungen
- Begrenzte Skalierbarkeit bei wachsender Anzahl von E-Commerce-Mandaten
Dazu kam ein Punkt, der in Kanzleien oft unterschätzt wird: Aufgrund unterschiedlich gelebter Prozesse und fehlender Standardisierung war die Vertretung bei Personalausfällen nur eingeschränkt möglich und erforderte einen hohen Einarbeitungsaufwand. Standardisierung ist für uns deshalb nicht nur ein Effizienzthema, sondern auch eine Frage der Ausfallsicherheit.
Wie pathway ins Spiel kam: ein Chargebee-Mandant im Jahr 2021
pathway: Wie seid ihr auf pathway gekommen und was hat den Ausschlag gegeben?
Lenka Urmann: Der erste Kontakt zu pathway entstand Anfang 2021 über einen E-Commerce-Mandanten, der mit Chargebee gearbeitet hat. Für die buchhalterische Abbildung dieser Datenströme waren wir auf der Suche nach einer geeigneten Lösung und sind dabei auf pathway aufmerksam geworden.
Damals gehörte pathway zu den wenigen – wenn nicht sogar zur einzigen – Softwarelösung, die Chargebee bereits praxisgerecht abbilden konnte. Dieser spezialisierte Ansatz hat sofort unser Interesse geweckt.
Über den damaligen direkten Austausch mit Ludwig Eisenblätter haben wir anschließend das gesamte Leistungsportfolio kennengelernt und schnell erkannt, dass die Lösung auch für weitere E-Commerce-Mandanten interessant sein könnte.
Im nächsten Schritt haben wir pathway bei einem Shopify-Mandanten getestet und dabei festgestellt, wie viel Potenzial in der Automatisierung und Standardisierung der Prozesse steckt. Aus diesem ersten Pilotprojekt hat sich schließlich eine langfristige Zusammenarbeit entwickelt.
Strukturierte Daten, standardisierte Abläufe
pathway: Wie hat pathway eure Prozesse konkret verbessert?
Lenka Urmann: Durch pathway werden relevante E-Commerce-Daten strukturiert und automatisiert aufbereitet, sodass viele manuelle Arbeitsschritte entfallen.
Dadurch konnten wir unsere internen Prozesse standardisieren und die Bearbeitungszeiten reduzieren. Gleichzeitig hat sich die Transparenz über die Datenherkunft und die zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle deutlich verbessert.
Besonders bei Mandanten mit hohem Transaktionsvolumen sorgt das für eine spürbare Effizienzsteigerung und höhere Prozesssicherheit.
pathway: Wie habt ihr das Onboarding mit pathway empfunden?
Lenka Urmann: Seit 2021 sind sowohl pathway als auch wir stark gewachsen. Das Onboarding verlief aber sowohl damals als auch heute sehr professionell und strukturiert.
Unsere Ansprechpartner haben die Anforderungen einer Steuerkanzlei verstanden und die Einführung eng begleitet. Dadurch konnten wir sowohl unser Team als auch die betroffenen Mandanten schnell in die neuen Prozesse integrieren.
Besonders positiv war die praxisnahe Unterstützung bei der Umsetzung und die schnelle Reaktionszeit bei Rückfragen.
Mehr Zeit für Prüfung, Beratung und Mandantenbetreuung
pathway: Wie hat sich euer Arbeitsalltag verändert?
Lenka Urmann: Heute verbringen unsere Mitarbeiter deutlich weniger Zeit mit manuellen Routinetätigkeiten und können sich stärker auf fachliche Prüfung, Beratung und Mandantenbetreuung konzentrieren.
Die Prozesse sind transparenter, nachvollziehbarer und besser skalierbar geworden. Gleichzeitig konnten wir die Effizienz bei der Betreuung von E-Commerce-Mandanten steigern und die Bearbeitungsqualität weiter verbessern.
Zusammenarbeit, die im Hintergrund funktioniert
pathway: Wie sieht der Austausch mit euren Mandanten heute aus?
Lenka Urmann: Die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten ist heute deutlich digitaler, strukturierter und effizienter. Unser Ziel ist, dass sich der Mandant nach dem erfolgreichen Onboarding möglichst wenig mit den laufenden buchhalterischen Prozessen rund um Erlöse und Zahlungsströme beschäftigen muss.
Zu Beginn stellen wir gemeinsam sicher, dass alle relevanten Prozesse korrekt abgebildet werden. Dazu gehört beispielsweise die Prüfung der angewendeten Steuersätze, die korrekte Verarbeitung von Gutschriften sowie die vollständige und nachvollziehbare Abbildung der Zahlungsströme. Sobald diese Grundlagen geschaffen sind, laufen die Prozesse weitgehend standardisiert und automatisiert.
Dadurch werden Abstimmungsaufwände und Rückfragen deutlich reduziert, weil die relevanten Informationen zentral, transparent und nachvollziehbar aufbereitet sind. Unsere Mandanten können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, während die buchhalterischen Abläufe im Hintergrund effizient verarbeitet werden.
Unsere E-Commerce-Unternehmen schätzen diese Form der Zusammenarbeit, da sie sowohl eine hohe Prozesssicherheit als auch eine spürbare Entlastung im Tagesgeschäft bietet.
Fazit
GKRW hat den Bereich E-Commerce konsequent zu einem eigenen Leistungsschwerpunkt ausgebaut – und dabei früh dafür gesorgt, dass die Prozesse mit den Mandaten mitwachsen können. Statt Daten aus Shopsystemen, Marktplätzen und Zahlungsanbietern manuell zusammenzuführen, laufen sie heute strukturiert und automatisiert in die Buchhaltung.
Das Ergebnis: standardisierte Abläufe, kürzere Bearbeitungszeiten, mehr Transparenz über die Datenherkunft – und deutlich mehr Raum für fachliche Prüfung und Beratung. Oder, wie Lenka Urmann es zusammenfasst:
GKRW gehört auch zu den Kanzleien, die wir bei pathway selbst empfehlen. Wer als Onlinehändler eine digital arbeitende Steuerberatung mit E-Commerce-Erfahrung sucht, findet GKRW in unseren Steuerberater-Empfehlungen.
