Korrekte Buchungskonten und eine automatisierte passive Rechnungsabgrenzung - mit pathway 80.000 Chargebee Transaktionen importieren und verbuchen

Neele und Tanja von der ba tax verbuchen monatlich tausende Transaktionen mit Chargebee und pathway solutions. Wir haben uns mit ihnen über die Herausforderungen der Buchhaltung von Subscription-Modellen und die Lösungsmöglichkeiten unterhalten.

Was ist eure größte Herausforderung bei der Buchhaltung von Unternehmen mit Subscription-Modellen? 

Neele: Subscription-Modelle sind oft mit Vorauszahlungen für mehrere Monate und der Kombination unterschiedlicher Leistungen verbunden. Die richtige Behandlung ist anspruchsvoll, da umsatzsteuerliche und Accounting-Themen gleichzeitig beachtet werden müssen, die nicht immer im Gleichklang laufen. Wenn dann auch noch kleinteilige Umsätze in großer Anzahl dazu kommen, Regeln für die Abgrenzungen der unterschiedlichen Dienstleistungen hinterlegt werden müssen (z.B. Subscription und Implementierungen) und Gutschriften hinzukommen, fällt schnell ein hoher manueller Abstimmungsaufwand an.

Unsere Mandant:innen arbeiten sowohl bei digitalen Dienstleistungen im B2C-Bereich mit mehr als 80.000 monatlichen Transaktionen als auch im B2B-Bereich mit weniger, aber größeren, Rechnungen mit Chargebee.

 

Was ist dein Tipp für Chargebee Neulinge unter den Buchhalter:innen? Wo fängt man an? 

Neele: Auch wenn Chargebee mit den richtigen Voreinstellungen und mit einer Schnittstelle zum Accounting tolle Ergebnisse liefert, ist es wichtig das Geschäftsmodell zu verstehen und eine Erwartung zu dem Ergebnis zu haben. Nur mit dieser Erwartung kann ich Ergebnisse abgleichen und Abweichungen und Fehler identifizieren.

Elementar ist das richtige Aufsetzen der Prozesse im Bereich von Gutschriften und stornierten Rechnungen sowie im Bereich der umsatzsteuerlichen Beurteilung der erbrachten Leistungen – ohne diese Basisarbeit, die nur mit Analyse und fundiertem Wissen möglich ist, ergeben sich im Accounting schnell große Herausforderungen.

Worauf muss man besonders achten bei Chargebee Kund:innen? 

Neele: Das umsatzsteuerliche Setup und die Abgrenzungslogik sollten sorgfältig erarbeitet werden. Da Chargebee ursprünglich aus den USA stammt, gibt es aktuell keine Voreinstellungen für den Europäischen Markt. Gerade eine nicht richtige umsatzsteuerliche Buchungslogik, kann in einer Prüfung der Finanzverwaltung zu bösen Überraschungen führen.

 

Wie hilft dir pathway solutions bei deinem Job? 

Neele: pathway hilft dabei, die Daten richtig in die DATEV einzuspielen und den manuellen Aufwand zu mindern. So können wir auf Einzeltransaktionsbasis 80.000 Belege in DATEV importieren und verbuchen. Das wäre manuell kaum möglich und würde sowohl mein Team als auch die Mandant:innen frustrieren. Ich muss mir also folgerichtig nicht alle Einzeldaten anschauen und die Umsätze sind bestenfalls direkt auf die korrekten Buchungskonten zugeordnet.

Außerdem hilft pathway uns bei der Abgrenzungsberechnung. Die Software greift pro Bestellungen das Rechnungsdatum, die Beträge und die Laufzeit ab und ermöglicht somit eine automatisierte passive Rechnungsabgrenzung. Das geht sogar auf Basis individueller Regeln für unterschiedliche Umsatzarten. Ich kann mit dem Tool die Umsatzsteuerabgrenzung direkt aus der Datengrundlage ablesen und habe keine manuellen Schritte dazwischen.

 

Über die ba tax

Wir haben uns in den letzten Jahren zunehmend auf Unternehmen mit digitalen Geschäftsmodellen, insbesondere Subscriptionmodelle fokussiert. Als innovative Steuerberater und Wirtschaftsprüfer haben wir diese strategische Entscheidung getroffen, um zukunftsfähig zu sein und die Digitalisierung aktiv zu gestalten. So waren wir früh in der Lage, größte Buchungsvolumen digitalisiert zu handeln. Wir erkennen daher frühzeitig die Vorzüge innovativer, neuer Tools am Markt und nutzen sie dann entsprechend.

Inzwischen sind wir sogar so aufgestellt, gemeinsam mit unseren Mandant:innen, aber auch initiativ eigene Tools und Lösungen entwickeln zu können. Das steigert nicht nur die Effizienz und die Qualität von Buchhaltung, Jahresabschlüssen und Steuererklärungen, sondern senkt auch die steuerlichen Risiken deutlich.

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