Ein B2B-Kunde bestellt bei dir, die Ware geht in die Schweiz. Bevor das Paket rausgeht, braucht der Zoll ein Dokument mit dem Warenwert. Auch die Buchhaltung deines Kunden möchte für die interne Freigabe schon etwas in der Hand haben. Die eigentliche Rechnung willst du aber erst schreiben, wenn die Ware unterwegs ist. Dann steht das Lieferdatum direkt drauf, und falls sich bis dahin noch Positionen oder die Adresse ändern, musst du nichts stornieren.
Für genau diese Phase zwischen Bestellung und Rechnung gibt es im Rechnungsprinter jetzt Proformarechnungen. Sie enthalten alle Angaben einer Rechnung, sind aber weder eine Zahlungsaufforderung noch eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Weil der Begriff im Shop-Alltag seltener auftaucht als „Rechnung“ oder „Gutschrift“, fangen wir ganz vorne an.
Was ist eine Proformarechnung überhaupt?
„Pro forma" heißt so viel wie „der Form wegen". Eine Proformarechnung sieht also aus wie eine Rechnung, enthält dieselben Angaben wie eine Rechnung – ist aber keine.
Der Unterschied liegt nicht im Layout, sondern in der Funktion:
- Sie ist keine Zahlungsaufforderung. Sie informiert über eine geplante Lieferung und deren Wert.
- Sie bekommt keine fortlaufende Rechnungsnummer und ist damit kein buchhalterisch relevantes Dokument.
- Sie kann sich noch ändern, weil der Vorgang noch nicht abgeschlossen ist.
Man kann sie sich als verbindliche Zusammenfassung des aktuellen Bestellstands vorstellen: „Das ist der Stand, das kostet es, so wird geliefert." Die echte Rechnung kommt danach.
Warum das im B2B-Alltag einen Unterschied macht
Im B2B ist der Zeitraum zwischen Bestellung und Zahlung selten kurz. Bei Kauf auf Rechnung oder Zahlung per Überweisung liegen oft Tage bis Wochen dazwischen – und in dieser Zeit braucht die andere Seite ein Dokument. Zwei typische Fälle:
1. Die Zollabwicklung. Bei Sendungen in Drittländer will der Zoll den Warenwert sehen, oft schon bevor bezahlt wurde. Die Proformarechnung ist hier der internationale Standard.
2. Interne Freigaben. Einkauf darf nicht bestellen, ohne ein Dokument für die Budgetfreigabe vorzulegen. Ohne Papier kein Haken, ohne Haken keine Bestellung.
Natürlich könntest du in diesen Fällen auch direkt eine echte Rechnung erstellen. Meist ist es aber sinnvoller, damit zu warten, bis die Ware versendet ist. Dann steht das Lieferdatum direkt auf der Rechnung, und ist die Bestellung bereits bezahlt, kann die Rechnung gleich als „bezahlt“ ausgewiesen werden. Dazu kommt: B2B-Bestellungen ändern sich. Order-Edits, Nachbestellungen, Adresskorrekturen, aus dem Draft wird eine Order. Jede dieser Änderungen würde bei einer bereits erstellten Rechnung ein Storno und ein Ersatzdokument nach sich ziehen – und dein Rechnungsnummernkreis füllt sich mit Vorgängen, die nie abgeschlossen wurden. Die Proforma darf sich ändern. Die Rechnung muss stillhalten.
So funktioniert das Feature im Rechnungsprinter
Ist das Feature aktiv, gilt für Draft Orders und neu erstellte, noch unbezahlte Bestellungen:
- Statt einer echten Rechnung entsteht zunächst eine Proformarechnung.
- Ändert sich die Bestellung in Shopify – Order-Edit, neue Adresse, Umwandlung von Draft zu Order – aktualisiert sich die Proforma automatisch. Du musst nichts neu erzeugen.
- Die echte Rechnung mit fortlaufender Nummer entsteht als separates, zusätzliches Dokument, sobald der eingestellte Trigger erreicht ist: bei Bezahlung oder wenn die Ware vollständig versendet ist.
- Die Proforma wird nicht umgewandelt. Beide Dokumente bleiben eigenständig.
Sobald die echte Rechnung erstellt ist, sehen deine Kunden im Kundenportal nur noch diese. Die Proformarechnung wird dort ausgeblendet. So ist für sie immer eindeutig, welches Dokument gilt. Für dich bleibt die Proforma intern im Rechnungsprinter für Audit-Zwecke einsehbar.
Was auf der Proformarechnung steht
Damit eine Proforma auf den ersten Blick von einer echten Rechnung zu unterscheiden ist, gibt es feste Vorgaben:
In zwei Minuten aktiviert
Das Feature ist pro Shop aktivierbar und standardmäßig aus. Wenn du es nicht brauchst, ändert sich für dich nichts.
- Rechnungsprinter öffnen, oben rechts auf „Einstellungen".
- Reiter „Rechnungseinstellungen" öffnen.
- Toggle „Pro Forma Rechnungen" aktivieren.
- Nach unten scrollen und speichern.
Das war's – neue Draft Orders und neue unbezahlte Bestellungen bekommen ab sofort automatisch eine Proformarechnung.
Ein Punkt, den du kennen solltest: Die Aktivierung kann deinen bestehenden Rechnungs-Trigger verschieben. Stand „Rechnung erstellen wenn …" vorher auf „bei Bestellung", wird automatisch auf „bei Bezahlung" umgestellt – sonst würden Proforma und echte Rechnung gleichzeitig entstehen, was den Sinn des Features aufhebt. Stand der Zeitpunkt schon auf „bei Bezahlung" oder „wenn Ware vollständig versendet ist", ändert sich nichts. Wer nach der Aktivierung auf „vollständig versendet" wechseln möchte, meldet sich einmal kurz beim Support.
Den Proforma-Text anpassen
Der Standardhinweis passt nicht für jeden Shop – bei Zollsendungen willst du vielleicht andere Formulierungen als beim Rechnungskauf. Unter „Einstellungen" → „Rechnungspersonalisierung" → „Zusätzliche Informationen an Kunden" kannst du den Proforma-Text über das blaue Stift-Symbol überschreiben.
Und wenn du einen Hinweis brauchst, der ausschließlich auf Proformas erscheinen soll – etwa ein Zahlungsziel oder eine Zollinformation: blaues Plus, Text einfügen, bei „Nur anzeigen auf" die Option „Proformarechnung" wählen. Deine echten Rechnungen bleiben davon unberührt.
👉 Vollständige Anleitung mit Screenshots: Proformarechnung im Rechnungsprinter
Fazit
Die Proformarechnung schließt eine Lücke, die vor allem im B2B wehtut: Dein Kunde braucht früh ein Dokument, deine Buchhaltung braucht spät eine saubere Rechnung. Mit dem neuen Feature bekommen beide, was sie brauchen – ohne Storno-Schleifen und ohne Lücken im Nummernkreis. Welche weiteren Features in den letzten Monaten dazugekommen sind, etwa die nachträgliche Änderung der Rechnungsadresse, liest du in unserem Beitrag Rechnungsprinter-Updates 2026.
Du bietest Rechnungskauf oder Banküberweisung an? Dann ist der Toggle vermutlich einen Test wert. Fragen dazu gern jederzeit über den Chat!
Häufige Fragen zur Proformarechnung mit dem Rechnungsprinter
Nein. Beide sind eigenständige Dokumente. Die echte Rechnung wird zusätzlich erstellt, sobald der Trigger erreicht ist.
Weil bei aktivem Proforma-Feature bis zum Trigger bewusst nur die Proforma existiert. Die echte Rechnung folgt automatisch – du musst nichts nachhalten.
Deine Kunden sehen sie dann nicht mehr: Im Kundenportal wird nur noch die echte Rechnung angezeigt. Intern im Rechnungsprinter bleibt die Proforma für Audit-Zwecke erhalten.
Nein, es ist pro Shop einzeln aktivierbar und standardmäßig deaktiviert.
Nein. Für Proformarechnungen wird keine E-Rechnung erzeugt oder angehängt.
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