Digitale Geschäftsmodelle wachsen selten linear und genau das wird zum Problem, wenn die Buchhaltung dahinter noch auf manuellen Datenabgleich angewiesen ist. Genau diese Erfahrung hat Steuerberater Rüdiger Schulz mit seiner Kanzlei digit gemacht: Shop-Listen wurden von Hand in Umsatzlisten umgewandelt und verbucht, Abweichungen waren kaum nachvollziehbar. Mit pathway hat sich das grundlegend geändert.
Im Interview erzählt er, warum digit von Anfang an auf digitale Zusammenarbeit setzt, wie unsichere Buchungsgrundlagen zum Alltag wurden und warum ein Mandant heute mit einer Person Bestellvolumen stemmen kann, das früher undenkbar gewesen wäre.
Eine Kanzlei, die mit ihren Mandanten mitdenkt
pathway: Rüdiger, wer seid ihr und was macht digit aus?
Rüdiger Schulz: digit ist eine digital arbeitende Steuerkanzlei mit ausgewählten Mitarbeitenden, die sich auf digitales Arbeiten spezialisiert haben. Unser Team arbeitet zu ca. 50 % remote. Wir möchten gemeinsam mit unseren Mandanten ein Setup erarbeiten, das viele der notwendigen Schritte digital automatisiert erledigen kann.
Uns ist wichtig, dass wir die Mandanten abholen, schulen und den Gesamtprozess immer wieder prüfen und ggf. gemeinsam verändern. Modernes Geschäft beim Kunden bleibt nicht stehen, also bleiben wir beweglich. Dazu gehört auch die Schulung unseres Teams in diversen Tools, die unsere Mandanten verwenden oder die wir favorisieren – das kann Spending-Management, Auslagenersatz, einfache Rechnungsprüfung oder ein ERP sein.
Erst wenn alle Schritte einzeln abgestimmt und vom Kunden bestätigt sind, gilt ein Prozess bei uns als etabliert.
pathway: Welche Art von Mandanten betreut ihr?
Rüdiger Schulz: Unser Fokus liegt auf digital arbeitenden Mandanten, überwiegend Startups bis Grownups aus den Bereichen Software as a Service, Handel und Produktion. Kleinere Unternehmen, selbstständige Tätigkeiten und Holdingstrukturen betreuen wir ebenso. Voraussetzung ist immer, dass der Kunde digital aufgestellt ist oder mit unserer Hilfe sein wird.
Manuelle Abgleiche und schwer zu findende Ursachen
pathway: Wie liefen eure Prozesse, bevor ihr mit pathway gearbeitet habt?
Rüdiger Schulz: Die waren schleppend und anstrengend. Die Listen aus z. B. Shopify wurden manuell in Umsatzlisten umgewandelt und verbucht. Es gab wenig Möglichkeiten, das zu kontrollieren beziehungsweise Bestände abzustimmen. Daraus resultierte eine Unsicherheit, und bei Abweichungen war es trotz Hilfe der Mandanten schwierig, die Ursachen zu finden.
pathway: Welche konkreten operativen Herausforderungen hattet ihr dabei?
Rüdiger Schulz: Das Sammeln der Daten unserer Kunden aus deren Anwendungen und Portalen war mühsam für alle Beteiligten. Bei einigen Portalen war es umständlich, die benötigten Daten zu filtern und herunterzuladen. Die Daten mussten anschließend in buchbare Dateien formatiert werden.
Abweichungen bei den Ergebnissen – verglichen mit den Kundendaten – waren schwer zu ermitteln, weil die Ursache schwierig zu finden war. Das galt für die Frage, in welchem Land ein Umsatz besteuert wird, genauso wie für den Steuersatz oder das Zahlungsmedium, über das die Beträge letztendlich beim Mandanten ankamen.
Wie pathway ins Spiel kam
pathway: Wie seid ihr auf pathway gekommen – und was hat den Ausschlag gegeben?
Rüdiger Schulz: Ich weiß es nicht mehr genau, ich glaube es war ein Hinweis von einer befreundeten Unternehmensberatung. Etwas später habe ich Ricardo auf einer Steuerberatermesse kennengelernt – da waren bereits einige unserer Mandanten eure Kunden.
Den Ausschlag gaben damals zwei Punkte: das Angebot, diese Daten für Buchhaltungszwecke so aufzubereiten, dass wir erheblich weniger Arbeit damit hatten, und die persönliche Einführung in das Tool und die Supportabteilung.
Verlässliche Buchungsgrundlagen statt Datenchaos
pathway: Wie hat pathway eure Prozesse konkret verbessert?
Rüdiger Schulz: Wir benötigen nur noch wenig Zeit mit den Datenimporten, haben recht verlässliche Buchungsgrundlagen und gute Möglichkeiten, die Ergebnisse mit anderen Quellen abzustimmen. Die Vorprüfung von pathway bei den einzelnen Buchungsstapeln nimmt uns dabei schon ein paar Aufgaben ab, bevor wir die Daten überhaupt in unsere Systeme übernehmen.
pathway: Wie habt ihr das Onboarding empfunden?
Rüdiger Schulz: Das war gut – die wichtigen Punkte wurden gut erklärt, auch welche Wechselwirkungen spätere Änderungen ggf. haben werden. Unsere Kunden haben mittlerweile das Gefühl, dass sie dort kaum noch tätig werden müssen. Nachdem wir jetzt ein paar Jahre mit euch arbeiten, ist das Onboarding meist ein Selbstläufer. Schön ist auch, dass pathway Vorschläge von uns immer wieder aufnimmt – das macht die Zusammenarbeit insgesamt sehr angenehm.
Skalieren, ohne dass der Aufwand mitwächst
pathway: Wie hat sich euer Arbeitsalltag durch pathway verändert?
Rüdiger Schulz: Wir importieren beinahe ausschließlich verlässliche Daten. Fehler können wir bereits vor dem Import mit dem Kunden klären. Das schafft Routine und spart Zeit.
Den zeitsparenden Effekt haben wir bei Kunden mit hohen Stückzahlen deutlich verfolgen können. Da sind die Bestellungen von monatlich 500 auf mehr als 40.000 gewachsen, dennoch stieg der Buchhaltungsaufwand nicht annähernd linear mit. Mit anderen Worten: Eine Person kann ein solches Wachstum länger begleiten als früher.
Enger Austausch, wenn neue Shops oder Zahlungsprovider dazukommen
pathway: Wie sieht der Austausch mit euren Mandanten heute aus?
Rüdiger Schulz: Das beschränkt sich meist auf fehlende Anbindungen, zum Beispiel neue Shops oder Zahlungsprovider, oder fehlende Daten aus dem Shopify-Universum. Es kommt immer mal vor, dass zum Beispiel Steuersätze nicht hinterlegt sind. Diese fragen wir an, die Kunden ergänzen die Daten, und wir holen neue Importe in pathway ab.
Oft informieren uns die Kunden, wenn neue Shops integriert werden. Die meisten kennen das Procedere. Für uns hat sich bewährt, die Einrichtung in pathway in einem gemeinsamen Call durchzuführen. Dann sind alle Beteiligten abgeholt und die Details sofort geklärt.
Fazit
Ohne pathway würde digit für alles länger brauchen, hätte weniger Ressourcen zur Verfügung und mehr Fehler in den Zahlen der Mandanten. Gerade bei stark wachsenden Kunden zeigt sich der Unterschied deutlich: Statt dass der Buchhaltungsaufwand mit dem Bestellvolumen mitwächst, bleibt er weitgehend stabil – weil verlässliche Daten schon vor dem Import feststehen.
