E-Commerce-Buchhaltung ist komplex. Verschiedene Zahlungsanbieter, unterschiedliche Dateiformate, Retouren, Rückerstattungen und detaillierte Gebührenstrukturen sorgen dafür, dass viele Kanzleien enorme Zeit in manuelle Abstimmungsprozesse investieren.
Genau dieses Problem hatte auch Steuerberater Tobias Frambach in seiner täglichen Arbeit in einer Steuerkanzlei erlebt. pathway war damals die Lösung, die ihm 9 Stunden manuelle Arbeit erspart hat. Mit seiner eigenen vollständig digitalen Steuerkanzlei, die er im Mai 2025 gegründet hat, nachdem er nur einen Monat zuvor mit 25 Jahren, als einer der besten seines Jahrgangs, seinen Steuerberater Titel erhalten hat, wendete er sich unmittelbar an pathway.
Im Interview erzählt er, wie sich die Buchhaltung für E-Commerce-Mandanten verändert hat und warum er heute keine E-Commerce-Buchführung mehr ohne zusätzliche Automatisierungssoftware übernimmt.
Vom manuellen Abstimmungschaos zur automatisierten Buchhaltung
pathway: Tobias, bevor pathway eingeführt wurde – wie sah die E-Commerce-Buchhaltung in deiner damaligen Kanzlei aus?
Tobias Frambach: Ganz klassisch: manuelle Belegverbuchung. Wir haben PDF- oder Excel-Dateien von Stripe, PayPal oder anderen Zahlungsanbietern bekommen und mussten alles händisch verbuchen.
Das Problem war aber nicht nur die Verbuchung selbst, sondern vor allem die Abstimmung: Welche Zahlung gehört zu welcher Bestellung? Wie werden Retouren oder Rückerstattungen korrekt berücksichtigt? Und wie werden verschiedene Zahlungsanbieter zusammengeführt?
Besonders schwierig wurde es, wenn ein Shop viele Payment-Provider gleichzeitig genutzt hat.
pathway: Was bedeutet das konkret im Arbeitsalltag?
Tobias Frambach: Ein Shop, den ich betreut habe, hatte wirklich alle Zahlungsarten: Amazon Pay, Apple Pay, PayPal, Klarna und Stripe. Dadurch hatten wir mehrere unterschiedliche Zahlungsdateien – alle mit anderen Strukturen. Einen standardisierten Prozess gab es praktisch nicht.
Die Abstimmungsarbeit war enorm. Ich habe teilweise große Übersichten ausgedruckt, um Kontensalden der verschiedenen Zahlungsanbieter monatlich abzugleichen.
Einführung von pathway
pathway: Wie kam pathway damals ins Spiel?
Tobias Frambach: Der Mandant selbst hat die Lösung entdeckt. Der Aufwand in der Buchhaltung war so hoch, dass wir entweder deutlich höhere Preise hätten verlangen müssen oder eine technische Lösung finden mussten.
Wir haben uns pathway angeschaut, getestet und relativ schnell gemerkt: Das löst genau die Probleme, die wir im Alltag hatten.
Die Einrichtung lief gemeinsam mit dem Mandanten. Er hat die Shop-Anbindung vorgenommen, wir haben die DATEV-Konfiguration umgesetzt. Danach wurden die ersten Dateien testweise eingespielt und geprüft, ob alle Transaktionen vollständig und plausibel sind.
Das Ergebnis war ziemlich eindeutig: Alle relevanten Zahlungen und Buchungsinformationen waren vorhanden.
10 Stunden Arbeit werden zu 1 Stunde
pathway: Wie hat sich der Arbeitsaufwand durch pathway verändert?
Tobias Frambach: Extrem.
Vorher war das eine 10-Stunden-Buchführung, danach eine 1-Stunden-Buchführung.
Der größte Unterschied ist, dass die komplette manuelle Abstimmung entfällt.
Gerade bei Marktplätzen wie Amazon war das vorher unglaublich aufwendig, weil dort verschiedene Gebührenarten entstehen: Transaktionsgebühren, Lagerkosten, Logistikgebühren und weitere Positionen.
Wenn man sauber buchen möchte, müssen diese Beträge auf unterschiedliche Konten gebucht werden. Das manuell nachzuvollziehen kostet extrem viel Zeit. Mit pathway sind diese Informationen bereits strukturiert vorhanden und können automatisch verarbeitet werden.
Automatisierte Verarbeitung komplexer Zahlungsströme
pathway: Was macht pathway aus deiner Sicht besonders wertvoll für die E-Commerce-Buchhaltung?
Tobias Frambach: Vor allem drei Dinge:
- Vollständige Abbildung der Transaktionen aus allen Zahlungsanbietern
- Strukturierte Daten für eine saubere Verbuchung in DATEV
- Wegfall der manuellen Abstimmung
Gerade das Zusammenspiel verschiedener Payment-Provider ist normalerweise einer der größten Zeitfresser. pathway führt diese Daten zusammen und macht daraus einen standardisierten Prozess.
Warum pathway für E-Commerce heute unverzichtbar ist
pathway: Welche Rolle spielt pathway heute für deine Arbeit mit E-Commerce-Mandanten?
Tobias Frambach: Für mich ist klar: E-Commerce-Buchhaltung funktioniert langfristig nur mit zusätzlicher Automatisierungssoftware neben DATEV.
Selbst wenn ein Unternehmen heute nur wenige Bestellungen hat, kann sich das sehr schnell ändern. Im E-Commerce reicht manchmal ein virales Video oder eine Marketingkampagne – und plötzlich steigen die Bestellungen massiv.
Dann braucht man Prozesse, die skalieren können. Genau dafür sind Lösungen wie pathway gemacht.
Fazit
Die Erfahrung von Tobias Frambach zeigt, wie stark automatisierte Prozesse die E-Commerce-Buchhaltung verändern können. Statt manueller Abstimmung zwischen Excel-Listen, Zahlungsdateien und verschiedenen Plattformen sorgt pathway für strukturierte Daten, automatisierte Verbuchung und deutlich geringeren Aufwand.
Für Kanzleien bedeutet das: komplexe Zahlungsströme lassen sich effizient verarbeiten – und aus zehn Stunden Buchhaltungsarbeit wird eine.
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