Warum der Minimalschuh-Pionier hunderttausende Shopify-Vorgänge heute über Sammeldebitoren bucht und dabei rund eine halbe Stelle einspart.
Wildling baut Schuhe, die möglichst wenig zwischen Fuß und Boden lassen. In der Buchhaltung lag zuletzt allerdings eher mehr als weniger dazwischen: Als das Unternehmen sein Lager auslagerte, passte die über Jahre gewachsene Prozesskette im ERP-System nicht mehr zum neuen Setup.
CFO Roland Weigelt erzählt im Interview, warum Wildling daraus einen kompletten Systemwechsel gemacht hat, wie hunderttausende Shopify-Vorgänge heute über Sammeldebitoren in DATEV landen und was das im Arbeitsalltag konkret bedeutet. Ein Punkt, der uns an diesem Case übrigens besonders freut: Wildling ist über eine Empfehlung von Mario von Ryzon zu uns gekommen.
„Wir sind der minimalste Minimalschuh von allen“
pathway: Roland, erzähl uns kurz, wer ihr seid und was du bei Wildling machst.
Roland Weigelt: Wir sind ein Minimalschuhunternehmen – Barfußschuhe ist das geläufigere Wort dafür. Das Unternehmen ist elf Jahre alt, ganz raketenhaft gewachsen und arbeitet mit sehr besonderen Materialien: Wir haben zum Beispiel den Papierschuh “Tanuki”, bei dem der Hauptstoff aus Papier generiert wird. Zudem haben wir besondere Sohlen, z.B. die Gap-Sole mit einer Lücke … Man kann sagen, wir sind der minimalste Minimalschuh von allen. Das Produkt ist sehr langlebig und sehr nachhaltig, und wir haben eine große Community, die genau das schätzt.
Ich bin seit knapp zwei Jahren als CFO dabei. Wir sind ein D2C-Unternehmen, verkaufen ausschließlich über unseren Onlineshop und sind insgesamt sehr zahlenaffin. Nach dem schnellen Wachstum sind wir jetzt in einer Konsolidierungsphase, in der es stärker um Effizienz und saubere Prozesse geht – und damit auch um das Thema Buchhaltung.
Wo das gewachsene Setup an seine Grenzen kam
pathway: Mit welchem Setup seid ihr zu pathway gekommen?
Roland Weigelt: Wir hatten ein integriertes, cloudbasiertes SAP-System, in dem insbesondere auch unser Lager drin war. Das Lager haben wir letztes Jahr im Sommer ausgelagert – und damit sind viele Prozesse im ERP-System gebrochen.
Der Ablauf basierte nämlich darauf: Der Kunde bestellt im Shop, es kommt eine Auslieferungsanforderung ins ERP-System, das Lager bestätigt sie, und daraus wird eine Rechnung. Durch das Auslagern des Lagers war dieser Prozess unterbrochen und wir hatten ein ziemliches Datenchaos.
Die Entscheidung: SAP ablösen
pathway: Und wie habt ihr darauf reagiert?
Roland Weigelt: Wir haben überlegt, ob wir SAP noch einmal dahin bringen, das sauber abzuwickeln und uns dann entschieden, SAP stattdessen abzulösen. Das machen wir in zwei Schritten.
Zum 1. Januar 2026 haben wir das Nebenbuch der Debitoren aus SAP herausgenommen. Das sind bei uns sehr, sehr viele Vorgänge, hunderttausende, die wir über unseren Shop abwickeln. Statt sie weiter über SAP zu führen, haben wir ein Nebenbuch in DATEV implementiert. Diese ganze Kundenseite, also das Debitorenmanagement, ist jetzt quasi ausgelagert und über pathway an Shopify angedockt. Dort werden die Daten aufbereitet und es fällt ein Buchungsstapel in DATEV ab.
Im Augenblick bringen wir die Salden noch zurück nach SAP, aber zum 1. Januar 2027 fällt das weg und dann sind wir nur noch in DATEV. Das ist vielleicht auch das Besondere bei uns gewesen: dass wir innerhalb sehr kurzer Zeit diesen Kernprozess aus SAP gelöst und mit Hilfe von pathway in DATEV gebracht haben.
Sammeldebitoren statt Buchhaltung auf Order-Level
pathway: Wie läuft der monatliche Import heute ab?
Roland Weigelt: Das wird einmal im Monat gemacht, und das Einlesen und Aufbereiten geht total reibungslos.
Ein großer Vorteil ist für uns, dass diese 100.000 Vorgänge schon alle aufbereitet sind und man im Grunde nichts mehr prüfen muss. Das ist eine wahnsinnige Arbeitserleichterung. Ich würde sagen, wir haben dadurch schätzungsweise eine halbe Stelle einsparen können.
pathway: Was hat sich an der Struktur der Buchhaltung dadurch verändert?
Roland Weigelt: Im alten Setup mit unserem eigenen Lager hatten wir eine Debitorenbuchhaltung auf Order-Level – jeder Kunde war ein Debitor. Heute arbeiten wir mit Sammeldebitoren: pathway gibt uns im Grunde Shopify, PayPal und so weiter als Debitoren, und die sind dann noch mal nach Inland, Ausland etc. gegliedert. In Summe ist es bei weitem nicht mehr diese Kleinteiligkeit auf Einzelkundenebene.
Onboarding: Testdaten gegen SAP gerechnet
pathway: Buchhaltung ist ein sensibles Thema, gerade bei diesen Mengen. Wie habt ihr den Wechsel und das Onboarding erlebt?
Roland Weigelt: Dominik hat zuerst die Daten gesichtet und geschaut, wo es gegebenenfalls Probleme gibt. Er hat dann relativ zügig grünes Licht gegeben: Von Shopify-Seite läuft alles ordnungsgemäß und kann abgebildet werden. Danach ging es eigentlich relativ schnell – ein paar Meetings, in denen wir Testdaten für mehrere Monate eingelesen und mit dem verglichen haben, was wir vorher in SAP hatten. Da war relativ schnell erkenntlich: Das passt zusammen. Ein wirklich sehr smoother Prozess.
pathway: Wie lief die Kommunikation während der Umstellung?
Roland Weigelt: Wir haben selbst Slack im Einsatz und den gemeinsamen Kanal bei uns integriert – von beiden Seiten war das das Haupt-Kommunikationstool, und das hat wirklich gut funktioniert. Bei Rückfragen gab es immer die Möglichkeit, noch mal mit einem Techniker zu sprechen, der uns Detailfragen beantworten konnte. Und wir haben zusätzlich das Tool zur Rechnungserstellung dazugebucht. Das hat alles gut geklappt.
Weniger Aufwand bei der Umsatzsteuermeldung
pathway: Was hat sich buchhalterisch und steuerlich verändert?
Roland Weigelt: Wir machen unsere Monats- und Jahresabschlüsse selbst und haben den Wechsel eng mit unserem Wirtschaftsprüfer abgestimmt und angezeigt. Da wir zum 1. Januar 2026 gestartet sind, kommt das im Grunde erst im nächsten Prüfprozess auf den Tisch. Bisher haben wir da aber keine Probleme – wir haben einen sehr smoothen Prozess mit sehr viel weniger Aufwand und fühlen uns damit sehr wohl.
Ein immer großes Thema bei uns war die Umsatzsteuermeldung. Die ist deutlich, deutlich einfacher geworden, das kann man wirklich nicht vergleichen. Vorher war in SAP sehr viel kleinteiliger Analysebedarf nötig, und das ist alles weggefallen. Das ist jetzt wirklich sehr schön.
Fazit
Als Wildling sein Lager auslagerte, war die Konsequenz kein Workaround, sondern ein Systemwechsel: Das Debitorenmanagement für hunderttausende Shopify-Vorgänge läuft heute über pathway als Nebenbuch in DATEV – mit Sammeldebitoren statt Buchhaltung auf Order-Level, einem monatlichen Import, der keine Nacharbeit mehr braucht, und einer deutlich einfacheren Umsatzsteuermeldung. Zum 1. Januar 2027 folgt der vollständige Ausstieg aus SAP.
Unterm Strich: rund eine halbe Stelle weniger Aufwand in der Buchhaltung. Oder wie Roland Weigelt es zusammenfasst: „Ich kann das jedem empfehlen, der ein sehr automatisiertes Setup über Shopify hat. Wir sind alle total überzeugt, dass das der richtige Schritt war – wirklich ein sehr erfreuliches Projekt.“
