800.000 €. So viel hat bei SNOCKS im Jahresabschluss „gefehlt“.
Das Geld war natürlich nicht weg, das Problem lag in der nicht sauber aufgesetzten Buchhaltung mit ihrem ERP Billbee als Setup!
Bestellungen, Gebühren, Retouren, Steuersätze. Alles da. Nur nicht richtig zugeordnet.
Auf dem YouTube Kanal von Johannes Kliesch, CEO von Snocks, sprechen er und Marco, Gründer von pathway, im aktuellen Video offen darüber, wie es dazu kam. Wir haben die wichtigsten Learnings und Best Practices aus dem Gespräch zusammengefasst und liefern konkrete Handlungsempfehlungen für dein Finance-Setup!
👉 Lies hier die Story zur Situation bei SNOCKS und wie der Wechsel zu pathway stattgefunden hat
Warum solche Differenzen im E-Commerce entstehen
Im E-Commerce entstehen Buchhaltungsprobleme selten über Nacht. Meistens wachsen sie mit dem Geschäft:
- steigende Bestellzahlen
- mehrere Zahlungsanbieter
- internationale Umsätze
- Retouren, Gutscheine und Presales
Trotz Nutzung von ERPs werden diese in der Buchhaltung oft nicht zusammengeführt und es entstehen Abweichungen
Johannes beschreibt es so:
800.000 € haben im Jahresabschluss gefehlt, weil wir falsch unsere Rechnungen und Orders gebucht haben.
Best Practice 1: Die BWA muss die Realität abbilden
Du schaust dir deine BWA nicht an sondern nur das Shopify / Klar Dashboard. Eine BWA ist nur dann hilfreich, wenn sie die tatsächliche wirtschaftliche Lage zeigt.
In der Praxis sehen wir häufig:
- fehlenden Wareneinsatz
- nicht berücksichtigte Retouren
- verzerrte Margen durch Rabatte
- falsch behandelte Presales (es dürfen nur Umsätze gebucht werden, wenn die Ware auch wirklich geliefert wurde, ansonsten müssen die Bestellungen abgegrenzt werden)
Marco sagt dazu:
Die BWA muss zeigen, was wirklich passiert – sonst triffst du falsche Entscheidungen.“
Best Practice:
Achte darauf, dass deine BWA vollständig ist und zeitnah bereitgestellt wird.
Best Practice 2: Get your house in order
Viele E-Commercler machen den Fehler, die Verantwortung für die Buchhaltung komplett bei der Steuerkanzlei abzuladen. Doch Fakt ist: Dein Steuerberater kann nur so gut arbeiten, wie die Daten, die du ihm lieferst. Wenn Belege fehlen oder Datenströme aus Shopify nicht sauber fließen, kann die Kanzlei das Chaos am Ende des Monats kaum noch korrigieren.
Der „Get your house in order“-Ansatz: Hör auf, das Rad neu zu erfinden oder komplexe Eigenlösungen zu basteln. Die erfolgreichsten E-Com-Founder skalieren, weil sie bewährte Setups einfach 1-zu-1 kopieren. Wenn ein Setup bei Brands wie SNOCKS für Millionenumsätze funktioniert, wird es das auch bei dir tun.
Checkliste für dein Setup:
- Holschuld vs. Bringschuld: Hat deine Kanzlei am Monatsende wirklich alle Belege für Ausgaben und Umsätze, ohne nachfragen zu müssen? 👉 Schau dir hier das pathway Buchhaltungssetup an
- Automatisierung: Fließen deine Daten (Shopify, PayPal, Klarna) automatisiert und vorkontiert in die Kanzlei-Software (z.B. DATEV)?
- Networking: Tausche dich mit anderen Foundern aus. Welches Tech-Stack nutzen sie für ihre Finanzen?
Marco’s Tipp:
Deine Buchhaltung ist das Fundament für deinen Exit oder deine nächste Finanzierung. Wer hier die Schuld auf die Kanzlei schiebt, verliert die Kontrolle über sein eigenes Business.“
👉 Lies hier Marcos Leidensweg
Best Practice 3: Offene Posten ernst nehmen
Offene Posten entstehen, wenn Zahlungen nicht eindeutig zugeordnet werden können.
Bei SNOCKS war die Liste laut Johannes über 100 Seiten lang.
Das ist kein Ausnahmefall, sondern ein Warnsignal.
Best Practice:
- offene Posten regelmäßig prüfen
- Differenzen früh klären
- gezielt bei der Steuerberatung nachfragen
- Ziel: möglichst geringe, nachvollziehbare Restbeträge
Best Practice 4: Die „E-Commerce BWA“ – Warum Retouren und Discounts in deine Auswertung gehören
Die meisten Standard-BWAs sind für den stationären Handel optimiert, nicht für E-Commerce. Wenn deine BWA lediglich den Brutto-Umsatz anzeigt, fährst du dein Business im Blindflug.
Das Problem: Viele Brands buchen Rabatte und Retouren nicht verursachungsgerecht. Das führt dazu, dass du zwar hohe Umsatzzahlen feierst, am Ende des Jahres aber schockiert feststellst, wie wenig Gewinn übrig geblieben ist. Erst wenn du Schwarz auf Weiß siehst, wie viel Marge deine Discount-Schlachten und Retourenquoten wirklich fressen, triffst du andere (bessere) Management-Entscheidungen.
Best Practice: Sorge dafür, dass dein Setup (z. B. via pathway) diese Daten automatisiert so aufbereitet, dass deine BWA die echte wirtschaftliche Realität widerspiegelt – und nicht nur ein geschöntes Shopify-Dashboard.
Best Practice 5: Rechnungen müssen revisionssicher sein
Viele Shopify-Brands nutzen Tools, mit denen sich Rechnungen nachträglich ändern lassen, wie zum Beispiel den Order Printer Pro, der in Deutschland illegal ist. Daniel Schlude, Head of Digital Transformation & E-Commerce bei alltax steuerberatung, hat dazu einen ausführlichen Artikel auf dem Blog von tante-e veröffentlicht.
Das ist in Deutschland problematisch.
Marco bringt es im Video klar auf den Punkt:
In Deutschland darfst du eine Rechnung nach der Ausstellung nicht mehr verändern.
Bei Prüfungen kann das dazu führen, dass die gesamte Buchhaltung angezweifelt oder geschätzt wird.
Best Practice:
Nutze Rechnungsprozesse, die GoBD-konform sind und Änderungen revisionssicher dokumentieren, wie den RechnungsprinterPRO.
Best Practice 6: Bestellungen müssen auf Einzelorder-Ebene nachvollziehbar sein
In Deutschland reicht es nicht aus, Umsätze nur auf Monats- oder Summenebene zu buchen.
Für jede Bestellung muss nachvollziehbar sein:
- wann das Geld eingegangen ist
- über welchen Zahlungsanbieter
- welche Gebühren angefallen sind
- welcher Steuersatz gilt
Marco erklärt im Video:
Du musst zu jeder Bestellung nachweisen, woher das Geld kam, welche Gebühren angefallen sind und welcher Steuersatz gilt.
Best Practice:
Arbeite immer mit Order-Level-Daten. Summen sind nur dann zulässig, wenn die Einzeltransaktionen vollständig dokumentiert und GoBD konform gesichert sind.
Best Practice 7: Presales und Gutscheine sauber abgrenzen
Presales und Gutscheine sind im E-Commerce ein gängiges Mittel zur Liquiditätssteuerung.
Buchhalterisch sind sie jedoch anspruchsvoller:
- Umsatz darf nicht sofort voll gebucht werden
- Umsatzsteuer fällt trotzdem an
- Abgrenzungen müssen dokumentiert sein
Marco erklärt im Video:
Presale ist super für Cashflow, aber nur, wenn es sauber abgegrenzt wird.
Best Practice:
Definiere klare Regeln für Presales und Gutscheine und stimme diese mit deiner Steuerberatung ab.
Mini-Checkliste: 12 Fragen für dein Finance-Setup
- Lieferst du alle Belege und Erlöse am 01 des Monats an deinen Steuerberater?
- Werden alle Bestellungen einzeln erfasst?
- Sind Zahlungsanbieter-Gebühren sauber getrennt?
- Sind Rechnungen revisionssicher? Falls du den OrderPrinter Pro nutzt, wechsle zu einer rechtssicheren Alternative!
- Sind Retouren korrekt verbucht?
- Gibt es klare OSS-Regeln?
- Werden Steuersätze pro Land geprüft?
- Ist der Wareneinsatz in der BWA enthalten?
- Kommt die BWA zeitnah?
- Gibt es viele offene Posten?
- Sind Presales sauber abgegrenzt?
- Sind Gutscheine korrekt gebucht?
Wenn du mehrere Punkte nicht klar beantworten kannst, lohnt sich ein genauer Blick auf dein Setup.
Fazit: Buchhaltung ist kein Backoffice-Thema
Das Gespräch mit SNOCKS zeigt klar:
Buchhaltung entscheidet über
- Investorenvertrauen
- Skalierbarkeit
- Planungssicherheit
- Stresslevel im Team
Johannes bringt es ehrlich auf den Punkt:
„pathway hat uns den Arsch gerettet.“
Unsere Steuerberater-Empfehlungen
Je nach Shopgröße empfehlen wir aktuell folgende Kanzleien
Starter - bis 2 Mio Umsatz
2- 10 Mio Umsatz
ab 10 Mio Umsatz
GTK Kröger (Snocks Steuerberater)
Willst du dein Setup genauso stabil aufstellen wie SNOCKS?
Wenn du sicherstellen willst, dass dein E-Commerce-Setup auch bei Wachstum und Peak-Phasen stabil bleibt, lohnt sich ein kritischer Blick auf die eigenen Prozesse.
Wir unterstützen Brands dabei, ihre Shopify-, Marktplatz- und Zahlungsdaten sauber und nachvollziehbar in die Buchhaltung zu bringen.
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